リモートチームの新入社員向け、最初の1週間のオンボーディングチェックリスト（日ごとの手順つき）

最初の1週間が思っている以上に重要な理由

Gallup のオンボーディングに関する調査によると、自社が新入社員のオンボーディングを非常にうまく行っていると強く同意する従業員はわずか12%で、上司が積極的に関わった場合、新入社員が自分のオンボーディングを「非常に良かった」と評価する可能性は3.4倍になります。この数字は Gallup が2019年に発表したオンボーディングに関するレポートによるもので、State of the American Workplace のデータに基づいています。その後に私たちが見たものの中で、小さな会社のほうが大企業よりうまくやれているという材料はありません。

5〜15人の会社では、最初の1週間が遅れるコストはとても具体的です。その人を採用したのはチームの手が足りないからで、アクセス待ちの1日は、チームの手が足りないまま給与だけが発生している1日です。そして1週目にできた習慣、つまりオープンに質問するか黙って待つか、小さなものを出荷するか会議に座っているだけか、は長く続きがちです。

入社日の前に

このリストの項目は、入社日の前営業日の終業までにすべて終えておきます。特に記載がなければ担当は上司です。

• 署名済みのオファーレターと各種契約書を保管し、入社日を書面で確定する。
• 機材は入社の2営業日前に届くよう発送し、追跡番号を本人に送る。
• アカウントを作成する：メール、チャット、ワークスペース、コードホスティング、パスワードマネージャー。業務用メールが使えるようになる前にログインが必要なものは、個人のメールアドレスに招待を送る。
• バディを決めて本人に伝えておく。上司ではなく、近いレベルで、ここ2年以内に入社した人。
• 最初のチケットを選ぶ：最初の週に出荷できる、実際の、小さく範囲の明確な仕事。ドキュメントの修正、1画面だけのバグ、文言の変更など。着手できるだけの背景を書いておく。
• 初日のカレンダーを送る：業務開始時の歓迎通話、昼食後のバディとの通話、それだけ。
• 短い「誰が誰か」ページ：メンバー全員を1行ずつ、何をその人に聞けばいいか。
• 同意が必要な規程を用意し、初日に必要なもの（セキュリティ、利用規程）と後でよいもの（経費、休暇）を分けておく。

1週間の流れ（日ごと）

各日に、やることと担当者を並べています。「完了の目安」は、その日の終わりに確認する内容です。

1日目：入社し、顔を合わせる。まだ何も出荷しない

• 上司との歓迎通話、45分：会社が何をしているか、今月チームが取り組んでいること、最初の1週間の流れ、どこで質問すればいいか。（上司）
• リストのすべてのアカウントにログインし、うまくいかないものは DM ではなくチームのオープンなチャンネルで報告する。（新入社員）
• 初日の規程に同意する：セキュリティ、利用規程、機密保持。（新入社員）
• バディとの通話、30分：チームが実際にどう動いているか、書かれていないルール、注意すべき点。（バディ）
• 「誰が誰か」ページと、現在のサイクルの目標を読む。（新入社員）

完了の目安：すべてのアカウントが使える、規程に2つ同意済み、本人がチームのチャンネルで何か発言している。

2日目：コード、プロダクト、最初のチケット

• 1時間、ユーザーとしてプロダクトを触り、わかりにくいことをすべて書き出す。（新入社員）
• 開発環境を動かす。エンジニア以外の職種ならそれに相当する準備。2時間以上かかるならバディとペアで行う。（新入社員、バディ）
• 最初のチケットを読み、上司に質問する。（新入社員）
• チームの会議に1つ参加する。カメラはオン、発言の義務はなし。（新入社員）

完了の目安：環境がビルドできる、チケットの内容を理解している、「わかりにくいことリスト」がある。

3日目：仕事をする

• 最初のチケットに取り組む。終わっていなくても、その日のうちにレビューを依頼する。（新入社員）
• 最初のレビューを、依頼から2時間以内に、丁寧かつ具体的に行う。（バディまたは上司）
• 2つ目の規程のまとまりに同意する：経費、休暇、機材。休暇残日数が正しく表示されているか確認する。（新入社員）
• プロフィール、緊急連絡先、給与振込用の口座情報を登録する。（新入社員）

完了の目安：レビューが行われている、人事記録が埋まっている。

4日目：出荷し、社内のほかの人と会う

• レビューの指摘に対応し、最初のチケットを出荷する。（新入社員）
• 直属チーム以外の3人と15分ずつ通話する。相手は「誰が誰か」ページから選ぶ。（新入社員）
• 先月の社内アップデートか指標ページを読む。（新入社員）

完了の目安：本人がつくったものが本番環境にある、または公開されている。

5日目：振り返り

• 上司との金曜の振り返り、30分、4つの質問：何がわかりにくかったか、思ったより時間がかかったことは何か、必要なのに手元にないものは何か、このチェックリストの何を変えるべきか。（上司）
• 「わかりにくいことリスト」を、オンボーディングページへの編集提案として書き込む。（新入社員）
• 最初の1か月の目標を一緒に決める：2〜3つの成果を文書にする。（上司、新入社員）
• バディとの関係は、最初の1か月は毎週、その後は必要に応じて続ける。（バディ）

完了の目安：振り返りのメモがある、1か月目の目標が書かれている、チェックリストに新入社員からの編集が少なくとも1つ入っている。

担当とタイミングの一覧

最初の1週間から30日・60日・90日へ

最初の1週間は、アクセス、1つの出荷、そしてバディがテーマです。続く3か月は、担当範囲がテーマになります。

• 30日目まで： 小さな領域を1つ担当し、何度か出荷し、2回目の振り返りを終えている。5日目に決めた1か月目の目標を見直し、たいていは前に進んでいる。
• 60日目まで： 何かを最初から最後までやり切っている：機能の開発、顧客との打ち合わせ、採用の選考プロセスなど。レビューを受けるだけでなく、自分でもレビューしている。
• 90日目まで： チームにオンコールやサポートの当番があれば、それに入っている。チームの働き方について変更を1つ提案している。上司は、この採用がうまくいっているかについて短いメモを書き、本人と共有している。試用期間があるなら、ここで確定する。

30・60・90日の目標は、最初の1週間のチェックリストと同じページに置き、2つ目の資料を探さなくて済むようにします。

チェックリストの置き場所

上司の頭の中にあるチェックリストこそが、私たちのリポジトリ4日待ちを生みました。新入社員が見られるページにして、各担当者がチェックを入れる形にする必要があります。

Atrix では、オンボーディングチェックリストのテンプレートを新入社員ごとに複製して使うページとして用意しており、セルフサービスの項目も同じ場所にあります。本人は People で規程に同意し、休暇残日数を確認し、経費を申請し、契約書に署名します。こうしたセルフサービスの部分は iPhone アプリからも行えます（Android はテスト中）。採用パイプラインから応募者を採用すると、チェックリストがひもづく雇用記録が作成されます。記録の中身は People の機能ページで確認できます。限界もあります。Atrix は他のツールのアカウントを代わりに発行することはなく、機材も発送しません。それらの項目は引き続き人がチェックします。新入社員が3日目に同意する休暇のルールについては、休暇規程のテンプレートを出発点にできます。

よくある質問

入社オンボーディングチェックリストには何を入れるべきですか？

入社日前：アカウント、機材、バディ、最初のチケット、初日のカレンダー。1週間の間：歓迎通話、数日に分けた規程への同意、開発環境、最初のレビューと最初の出荷、人事情報、他チームとの3回の通話、そして1か月目の目標を決める金曜の振り返りです。

オンボーディングにはどれくらいの期間をかけるべきですか？

最初の1週間で働き始められる状態にし、最初の90日で本来の担当範囲まで広げます。1週目の金曜で終わるチェックリストは最初の段階であって、全体ではありません。30日、60日、90日の時点で振り返りましょう。

小さな会社では誰がオンボーディングを担当すべきですか？

チェックリストと振り返りは上司が担当します。日々の質問には、上司ではないバディが対応します。リストの進み具合は新入社員自身が担当します。だからこそ、本人がリストを見られる必要があります。

新入社員には初日にすべての規程に同意してもらうべきですか？

いいえ。セキュリティ、利用規程、機密保持は、本人が触れられる範囲に関わるので初日に。経費、休暇、機材は、背景がわかってくる3日目に。月曜の朝に10本の規程を渡しても、誰も読みません。

新入社員の最初のチケットには何がよいですか？

実際の仕事で、小さく、範囲が明確なもの。ドキュメントの修正、1画面だけのバグ、文言の変更、誰も書く時間がなかったレポートなどです。1回のレビューで最初の週に出荷でき、少しだけ意味のあるものにすると、出荷がテストではなく仕事だと感じられます。

Atrix はオンボーディングを自動化できますか？

一部です。チェックリストのテンプレート、規程への同意、休暇残日数、経費、電子署名済みの契約書を本人の記録にまとめ、採用パイプラインから「採用→チームメンバー」へ移す手順も備えています。他のツールのアカウント作成や機材の発送は行わないため、それらは人が対応する項目としてチェックリストに残ります。

次のステップ

次の採用に向けてオンボーディングチェックリストのテンプレートを複製し、「入社日の前に」のセクションを1週間前に埋めておきましょう。まだオファーを書いている段階なら、スタートアップ向けオファーレターのテンプレートがその手順をカバーしています。入社後の本人の記録に何が入るかは、People の機能ページで確認できます。

出典

Gallup「Why the Onboarding Experience Is Key for Retention」およびGallup「Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees」（2019年のレポート）。12%と3.4倍という数字の出典です。