Checklist de onboarding para la primera semana de una nueva incorporación en un equipo remoto, día a día

Por qué la primera semana decide más de lo que parece

La investigación de Gallup sobre onboarding indica que solo el 12% de los empleados está muy de acuerdo en que su organización hace un gran trabajo incorporando a nuevas personas, y que cuando el responsable participa de forma activa, las nuevas incorporaciones tienen 3,4 veces más probabilidades de calificar su onboarding de excepcional. La cifra procede del documento de perspectiva sobre onboarding que Gallup publicó en 2019, basado en sus datos de State of the American Workplace, y nada de lo que hemos visto desde entonces sugiere que las empresas pequeñas lo hagan mejor que las grandes.

En una empresa de cinco a quince personas, el coste de una primera semana lenta es muy concreto. A esa persona se la contrató porque el equipo va justo; cada día que pasa esperando un acceso es un día en que el equipo sigue yendo justo y, además, ya paga un sueldo. Y los hábitos que se forman en la primera semana, si pregunta en abierto o espera en silencio, si entrega algo pequeño o se pasa el día en reuniones, tienden a quedarse.

Antes del primer día

Todo lo de esta lista queda hecho al final de la jornada anterior a la fecha de incorporación. El responsable se encarga salvo que se indique otra cosa.

• Carta de oferta firmada y cualquier acuerdo archivado, con la fecha de inicio confirmada por escrito.
• Equipo enviado para que llegue dos días laborables antes del inicio, con el número de seguimiento enviado a la persona.
• Cuentas creadas: correo, chat, el espacio de trabajo, el repositorio de código, el gestor de contraseñas. Invitaciones enviadas al correo personal para todo lo que necesite antes de que funcione su correo de trabajo.
• Un buddy elegido y avisado. No el responsable; alguien de un nivel parecido que haya entrado en los dos últimos años.
• La primera tarea elegida: un trabajo real, pequeño y acotado que se pueda entregar la primera semana. Un arreglo de documentación, un fallo de una sola pantalla, un cambio de texto. Redactada con contexto suficiente para empezar.
• El calendario del primer día enviado: una llamada de bienvenida al inicio de su jornada, una llamada con el buddy después de comer y nada más.
• Una página breve de "quién es quién": cada compañero, una línea cada uno, para qué acudir a él.
• Las políticas a aceptar preparadas, separando las que importan el primer día (seguridad, uso aceptable) de las que pueden esperar (gastos, vacaciones).

La semana, día a día

Cada día recoge las tareas y quién se encarga de ellas. "Está hecho cuando" es lo que compruebas al final del día.

Día 1: llegar, conocer al equipo, todavía sin entregar nada

• Llamada de bienvenida con el responsable, 45 minutos: qué hace la empresa, en qué trabaja el equipo este mes, cómo será la primera semana, dónde preguntar. (Responsable)
• Entrar en todas las cuentas de la lista; avisar de lo que no funcione en el canal abierto del equipo, no por mensaje privado. (Nueva incorporación)
• Aceptar las políticas del primer día: seguridad, uso aceptable, confidencialidad. (Nueva incorporación)
• Llamada con el buddy, 30 minutos: cómo trabaja de verdad el equipo, lo que no está escrito, dónde están los puntos delicados. (Buddy)
• Leer la página de quién es quién y el objetivo del ciclo actual. (Nueva incorporación)

Está hecho cuando: todas las cuentas funcionan, hay dos políticas aceptadas y la persona ha escrito algo en el canal del equipo.

Día 2: el código, el producto, la primera tarea

• Recorrer el producto como usuario durante una hora y apuntar todo lo que confunda. (Nueva incorporación)
• Entorno de desarrollo funcionando, o el equivalente en un puesto no técnico. Trabajar en pareja con el buddy si lleva más de dos horas. (Nueva incorporación, Buddy)
• Leer la primera tarea y hacer preguntas sobre ella al responsable. (Nueva incorporación)
• Asistir a una reunión del equipo, con cámara, sin obligación de hablar. (Nueva incorporación)

Está hecho cuando: el entorno compila, la tarea se entiende y existe la lista de cosas confusas.

Día 3: hacer el trabajo

• Trabajar en la primera tarea. Pedir una revisión antes de que acabe el día aunque no esté terminada. (Nueva incorporación)
• Primera revisión, en menos de dos horas desde la petición, amable y concreta. (Buddy o Responsable)
• Aceptar el segundo bloque de políticas: gastos, vacaciones, equipo. Comprobar que los saldos de vacaciones aparecen bien. (Nueva incorporación)
• Completar los datos del perfil, el contacto de emergencia y los datos bancarios para la nómina. (Nueva incorporación)

Está hecho cuando: ha habido una revisión y la ficha de RR. HH. está completa.

Día 4: entregar y conocer al resto de la empresa

• Resolver los comentarios de la revisión y entregar la primera tarea. (Nueva incorporación)
• Llamadas de quince minutos con tres personas de fuera del equipo directo, elegidas de la página de quién es quién. (Nueva incorporación)
• Leer la actualización de empresa o la página de métricas del mes pasado. (Nueva incorporación)

Está hecho cuando: algo que ha hecho la persona está en producción o publicado.

Día 5: la revisión

• Revisión del viernes con el responsable, 30 minutos, cuatro preguntas: qué ha resultado confuso, qué ha tardado más de lo debido, qué necesitas que no tienes, qué deberíamos cambiar en este checklist. (Responsable)
• Pasar la lista de cosas confusas a la página de onboarding como sugerencias de cambio. (Nueva incorporación)
• Fijar juntos los objetivos del primer mes: dos o tres resultados, por escrito. (Responsable, Nueva incorporación)
• La relación con el buddy sigue cada semana durante el primer mes y después según haga falta. (Buddy)

Está hecho cuando: existen las notas de la revisión, los objetivos del primer mes están escritos y el checklist tiene al menos un cambio propuesto por la nueva incorporación.

Responsables y plazos de un vistazo

De la primera semana a los 30, 60 y 90 días

La primera semana va de accesos, de una entrega y de un buddy. Los tres meses siguientes van de alcance.

• Hacia el día 30: la persona se encarga de un área pequeña, ha entregado varias veces y ha tenido una segunda revisión. Se repasan los objetivos del primer mes fijados el día 5; la mayoría habrán avanzado.
• Hacia el día 60: ha llevado algo de principio a fin: una funcionalidad, una llamada con un cliente, un proceso de selección. Ha hecho una revisión, no solo la ha recibido.
• Hacia el día 90: está en la rotación de guardias o de soporte si el equipo la tiene, ha propuesto un cambio en la forma de trabajar del equipo y el responsable ha escrito una nota breve sobre si la contratación está funcionando, compartida con la persona. Si hay periodo de prueba, es el momento de confirmarlo.

Guarda los objetivos de 30/60/90 días en la misma página que el checklist de la primera semana para que nadie tenga que buscar un segundo documento.

Dónde vive el checklist

Un checklist en la cabeza del responsable es lo que provocó nuestros cuatro días de espera por el repositorio. Tiene que ser una página que la nueva incorporación pueda ver, con casillas que marque quien se encarga de cada tarea.

En Atrix, la plantilla de checklist de onboarding es una página que duplicas para cada incorporación, y las partes de autoservicio están en el mismo sitio: la persona acepta políticas, consulta sus saldos de vacaciones, envía gastos y firma acuerdos en People, y puede hacer esas partes desde la app de iPhone (Android está en pruebas). Contratar a un candidato desde el pipeline crea la ficha laboral a la que se vincula el checklist. La página de la función People detalla lo que contiene esa ficha. Los límites: Atrix no crea cuentas en otras herramientas por ti ni envía el equipo; esas casillas las sigue marcando una persona. Para las normas de vacaciones que la nueva incorporación aceptará el día 3, la plantilla de política de vacaciones es un buen punto de partida.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir un checklist de onboarding de empleados?

Antes del primer día: cuentas, equipo, un buddy, una primera tarea y el calendario del día 1. Durante la semana: una llamada de bienvenida, la aceptación de políticas repartida entre varios días, el entorno de desarrollo, una primera revisión y una primera entrega, los datos de RR. HH., tres llamadas con otros equipos y una revisión el viernes que fija los objetivos del primer mes.

¿Cuánto debe durar el onboarding?

La primera semana pone a la persona a trabajar; los primeros noventa días la llevan a su alcance completo. Un checklist que termina el viernes de la primera semana es la primera etapa, no todo el proceso. Revisa a los 30, 60 y 90 días.

¿Quién debe encargarse del onboarding en una empresa pequeña?

El responsable se encarga del checklist y de las revisiones. Un buddy que no sea el responsable resuelve las dudas del día a día. La nueva incorporación se encarga de su propio avance por la lista, y por eso necesita poder verla.

¿Deben las nuevas incorporaciones aceptar todas las políticas el primer día?

No. Seguridad, uso aceptable y confidencialidad el primer día, porque afectan a lo que la persona puede tocar. Gastos, vacaciones y equipo el tercer día, cuando ya hay contexto para entenderlas. Diez políticas un lunes por la mañana no las lee nadie.

¿Cuál es una buena primera tarea para una nueva incorporación?

Real, pequeña y acotada: un arreglo de documentación, un fallo de una sola pantalla, un cambio de texto, un informe que nadie ha tenido tiempo de escribir. Debe poder entregarse la primera semana con una sola revisión y debe importar un poco, para que entregarla se sienta como trabajo y no como un examen.

¿Atrix automatiza el onboarding?

En parte. Ofrece la plantilla de checklist, la aceptación de políticas, los saldos de vacaciones, los gastos y los acuerdos con firma electrónica en la ficha de la persona, además del paso de candidato contratado a compañero desde el pipeline. No crea cuentas en otras herramientas ni envía equipo; eso sigue en el checklist para que lo haga una persona.

Siguiente paso

Duplica la plantilla de checklist de onboarding para tu próxima incorporación y completa la sección "antes del primer día" con una semana de margen. Si todavía estás redactando la oferta, nuestra plantilla de carta de oferta para startups cubre ese paso, y la página de la función People muestra lo que contiene la ficha de la persona cuando empieza.

Fuentes

Gallup, "Why the Onboarding Experience Is Key for Retention" y Gallup, "Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees" (documento de perspectiva de 2019), la fuente de las cifras del 12% y de 3,4 veces.