小さな会社のための休暇規程テンプレート

小さな会社の休暇規程は、6つの問いに文書で答える必要がある。何日もらえるか、どう付与されるか、何日繰り越せるか、誰が承認するか、どれくらい前に申請するか、退職時にどうなるか。以下のテンプレートは、固定・無制限・最低取得の3つのバリエーションとそれぞれの長所短所を含め、約1ページでこの6つに答える。公開する前に、数字を自国の法定最低基準に合わせること。

私たちは英国、ドバイ、米国にまたがる約10人の会社なので、この規程を何度も書き直してきた。以下は、その中で持ちこたえた版だ。

2人の会社でも文書化された休暇規程が必要な理由

誰かが初めて「8月に3週間休めますか？」と聞いたとき、あなたは直感で答え、その答えが前例になる。次に聞いた人はそれと比べて判断される。文書化された規程は、答えが「誰が、誰に、どれだけ忙しい週に聞いたか」に左右されないようにするためにある。

法的にも重要だ。多くの法域で、法定最低基準を超える有給休暇は契約上の条件であり、書いたことがそのまま負うべき義務になる。曖昧な規程は、どちらも争いたくないまさにその瞬間、つまり退職時に紛争を生む。

固定・無制限・最低取得：それぞれの長所と短所

正直な選択肢は3つある。2〜15人のチームならどれも機能する。選択はおもに、何を簡単にし、何を明示したいかで決まる。

方式	仕組み	簡単になること	難しくなること	注意点
固定日数	年間の日数を固定、例：25日＋祝日、毎月付与	予算、公平性、退職時の精算	長期旅行への柔軟性、管理	繰越ルールがないと残日数が積み上がる
無制限	上限なし、申請ごとに個別承認	求人票の見栄え、残日数管理が不要	「妥当」の意味を知ること、退職時の精算（通常なし）	下限を決めないと、人はむしろ休まなくなる
最低取得	全員が必ず取る下限、例：20日、それ以上は申請で可	実際に休ませること、公平性	説明すること、管理は依然必要	下限を上限として扱う管理者

以前の段階で無制限休暇を試した私たち自身の経験は、よくある話だった。何が許容されるか誰も分からず、慎重な人は10日、自信のある人は30日取った。そこで、明示した付与日数の下に最低取得日数を置く方式に移行した。以下のテンプレートはそれを記述している。単純な固定日数が好みなら、最低取得の条項を削除しても規程は機能する。

法定最低基準：まず自分の法域を確認する

規程は法律より手厚くてよいが、下回ってはならない。下限は国によって大きく異なる。

英国。 週5日勤務の労働者の多くは年間少なくとも28日の有給年次休暇を受ける必要があり、GOV.UKはこれを5.6週に相当すると説明している。使用者は8日の祝日をこの数に含めてよい。
欧州連合。 労働時間指令（2003/88/EC、第7条）は少なくとも4週間の有給年次休暇を義務付けており、ほとんどの加盟国はそれより多い国内基準を設けている。
米国。 有給休暇の連邦法上の義務はない。労働省のガイダンスは、公正労働基準法は休暇を含む非労働時間への支払いを義務付けておらず、使用者と労働者の合意に委ねているとしている。一部の州は、提供する休暇の付与と精算を規制している。

日本では、労働基準法により雇入れ6か月経過後に10日の年次有給休暇が付与され、勤続に応じて最大20日まで増える。祝日、病気休暇、育児休業、慶弔休暇は多くの国で別の権利であり、規程でも別のセクションにすべきだ。このテンプレートは年次休暇のみを扱い、その他がどこに書かれるかを示す。

休暇規程テンプレート

ハンドブックか規程ページにコピーする。角括弧はあなたが選ぶ値だ。それ以外はそのまま公開できるように書いてある。

休暇規程 — [会社名]
施行日：[日付]    責任者：[役職、例：オペレーション責任者]    見直し：12か月ごと

== 1. 適用範囲
無期または有期の雇用契約を結ぶ全従業員。業務委託者は各自の契約に
従う。パートタイム従業員は契約日数に応じて按分した同じ権利を受ける。

== 2. 年間付与日数
フルタイム従業員は、休暇年度（[1月1日〜12月31日]）ごとに[25]日の
有給年次休暇に加え、勤務国の祝日を受ける。これは[国]の法定最低基準
を上回る。現地法がより手厚い場合は現地法が適用される。

== 3. 最低取得日数
全従業員は毎年少なくとも[20]日の休暇を取得しなければならない。
[10月1日]時点でそれを下回りそうな場合、管理者が1on1で話題にする。
休むことは仕事の一部である。

== 4. 付与
休暇は入社日から、毎月1日に年間付与日数の[1/12]ずつ付与される。
管理者の承認があれば、残日数を[5]日まで超えて、付与前の休暇を
予約できる。

== 5. 繰越
未取得の休暇は最大[5]日まで翌休暇年度に繰り越せる。繰り越した日数は
[3月31日]までに取得しなければ失効する。これを超える繰越は、業務上
の理由で休暇が拒否された場合、または病気休暇や育児休業中だった
場合にのみ認められ、書面で合意する。

== 6. 申請と承認
[「人」タブ / 休暇ツール]から、以下の期間以上前に申請する：
  - 1〜2日の休暇：1週間前
  - 3〜5日の休暇：2週間前
  - 5日を超える休暇：4週間前
管理者は[2営業日]以内に承認する。承認の保留は明確な業務上の理由が
ある場合に限り、理由は説明される。事前合意がない限り、[3]人の同じ
チームから同じ週に休めるのは[1]人までとする。

== 7. 会社の休業
会社は[12月24日から1月1日]まで休業する。[この日数は付与日数に
加えて与えられる / この[3]日は付与日数から差し引かれる]。

== 8. 退職時
付与済みで未取得の休暇は最終給与で支払われる。付与を超えて取得した
休暇は最終給与から差し引かれる。会社は退職予告期間中に残りの休暇を
取得するよう求めることがある。

== 9. その他の休暇
病気休暇、育児休業、慶弔休暇、無給休暇は[それぞれの規程 /
ハンドブック第X節]で扱う。

== 10. 確認
全員が入社時および規程変更のたびに、この規程を読んだことを確認する。

角括弧の数字の決め方

付与日数を決める。 法定最低基準から始め、業界の市場が期待する分を足す。英国とEUのソフトウェア企業では25日＋祝日が一般的で、米国では固定日数を提供する小企業で15〜20日が典型的だ。
最低取得日数を決める。 最低取得の条項を使うなら、実際に行動を変えるのは15〜20日の範囲だ。それ未満は飾りになる。
繰越を決める。 期限厳守の5日は、人道的であるには十分で、残日数が貸借対照表上の負債になるのを防ぐには十分に小さい。
申請期限を決める。 目的はチームの計画を守ることであり、休暇を取りにくくすることではない。不在の長さに応じて段階をつける。
休業日の扱いを決める。 年末年始に休業するなら、その日数が追加なのか差し引きなのかを明記する。どちらでもよいが、無言はだめだ。
責任者と見直し日を決める。 責任者のいない規程は、法律が変わっても更新されない。

規程の日々の運用

規程の価値は、それが生み出す残日数の正確さで決まる。3人の会社なら共有カレンダーとスプレッドシートで十分だ。それを超えると、3つのものを一か所にまとめたくなる。申請と承認のフロー、自動で更新される残日数、そして各人が現行の規程を読んだという記録だ。

Atrixは「人」の領域でこれをカバーしており、私たち自身も使っているが、いつもの注意書きとして、これは複数の選択肢の一つだ。休暇申請は本人の管理者に届き、残日数は付与と繰越を表示し、休暇カレンダーはチームカレンダーの隣にあるので、重複は承認後ではなく承認前に見える。規程は確認追跡付きの文書として保存されるため、上のテンプレートの第10節は希望ではなく報告になる。休暇規程テンプレートには上の条項があらかじめ入っており、「人」の概要にはその他の人事記録が説明されている。限界はこうだ。Atrixは法定の権利を計算してくれず、給与計算もなく、行政への届出も行わない。記録と承認を保持するだけだ。給与計算と法定の報告には、雇用する各国でプロバイダーが引き続き必要になる。

BambooHR、Personio、CharlieHRのような専用の人事ツールは、従業員ごとの料金で、より深い国別対応を持って同じ仕事をする。すでにどれかを使っているなら、移る理由はない。

小さな会社で見てきた4つの失敗

下限のない無制限休暇。 求人票では良く見えるが、どの選択肢よりも休みが少なくなる。
繰越ルールがない。 3年後、ある人が未取得40日と、予算化していなかった精算請求を抱えている。
その場にいる人が承認する。 承認者を指名しないと、最も甘い人が承認し、他の全員が不満を持つ。
一度も見直さない。 法定ルールは変わり、チームも変わる。規程に日付を入れて毎年見直す。

よくある質問

小さな会社の休暇規程には何を含めるべきか？

付与日数、付与の仕組み、繰越できる日数と期限、承認者と申請期限、会社休業時の扱い、退職時の未取得分の扱い、そして病気休暇・育児休業・その他の休暇への参照。1ページに収まれば、人は読む。

スタートアップに無制限休暇は良いアイデアか？

なり得るが、明示した最低取得日数と、それを守らせる管理者がいる場合に限る。下限がないと、固定日数のときより休まなくなる。もう一つのコストは退職時に現れる。付与残がないので通常は精算がなく、それを理解した従業員の一部は損失と感じる。

小さな会社は何日の休暇を与えるべきか？

少なくとも法定の下限。英国では祝日込みで28日、EU全体では4週間だ。米国には連邦の最低基準がないので、市場が期待する水準で決まる。固定日数の小企業では15〜20日が一般的だ。祝日は通常別に数える。

休暇は毎月付与すべきか、一括付与すべきか？

毎月付与は退職時に単純で、負うべき残日数が常に明確だ。年初に全日数を一括付与する方式は、年の早い時期に長期旅行をしたい人には親切だが、稼いでいない日数を支払うことになりかねない。多くの会社は一括付与しつつ、付与を超えた取得分を最終給与から差し引けるようにしており、上のテンプレートもそれに対応している。

使用者は休暇申請を拒否できるか？

多くの法域では、正当な業務上の理由と合理的な予告があれば可能だ。ただし使用者は年内に法定最低日数を取得できるようにしなければならない。拒否する理由を規程に書いておけば、拒否が予測可能になる。

業務委託者に有給休暇はあるか？

通常はない。報酬にその分が織り込まれていると見なされる。業務委託者は年次休暇規程の対象外とし、合意した休みは契約で扱う。いくつかの国では、休暇について業務委託者を従業員のように扱うことが、規制当局が再分類に使う指標の一つであることに注意。

次のステップ

休暇規程テンプレートを取り、角括弧を埋めて、公開前にもう一人に読んでもらう。申請、残日数、確認記録をチームの他の記録と同じ場所に置きたいなら、「人」の機能ページにAtrixでの動き方がある。

小さな会社の休暇規程テンプレート：固定・無制限・最低取得の3方式と、それぞれに必要なルール