スタートアップの採用管理：スプレッドシートで足りる場合と、ATSを使うべき場合

採用管理がやるべきこと

どんなツールを使うにしても、採用管理には4つの役割があります。

1. すべての応募者を一か所にまとめる。 半分はメールの受信箱、4分の1はLinkedInのメッセージ、残りは創業者の頭の中、という状態をなくします。
2. 一人ひとりの現在地を示す。 応募者ごとにステージは一つ、常に最新であること。
3. 次に何が起きて、誰がやるのかを示す。 小さな会社の採用で最も多い失敗は、判断ミスではありません。良い候補者が2週間連絡をもらえず、他社のオファーを受けてしまうことです。
4. 理由を残す。 なぜ見送ったのか、面接官がどう感じたのか、何を提示したのか。3週間後には誰も覚えていません。

今の仕組みがこの4つを満たしているなら、そのまま使い続けてください。ソフトウェアを買うこと自体が目的になってはいけません。

使うべき選考ステージ

ステージは少なく、順番どおりに。ステージが一つ増えるたびに、応募者が誰にも気づかれずに止まる場所が増えます。順序のある5つのステージと2つの離脱で、スタートアップの採用はほぼすべてカバーできます。

2つの離脱は順序の外に置きます。こちらが見送ると決めた場合の見送りと、候補者が辞退した場合の辞退です。ステージとは分けておきましょう。最後の列が「不採用」のボードは、全員が最後にそこへ行き着くかのように見えてしまいます。

ステージを正直に保つためのルールがいくつかあります。

• 見送るときは理由を書く。 1行で十分です。同じ判断を何度も議論し直すのを防げますし、候補者からフィードバックを求められたときにも役立ちます。
• 募集ごとに担当者を一人決める。 面接は誰がしても構いません。誰も止まっていないかを確認するのは一人です。
• 面接の回ごとにステージを増やさない。 面接の回数はメモに書きます。面接だけで4ステージ必要なら、スタートアップとしては選考が長すぎる可能性があります。

初めてエンジニアを採用するなら、最初のエンジニアの採用についての記事で、これらのステージに沿った2週間の選考プロセスを紹介しています。

無料で使える採用管理表

テンプレートファイルは必要ありません。スプレッドシートを開き、応募者ごとに1行で、次の列を作ってください。

列そのものよりも大事な習慣が3つあります。

• ステージはプルダウンにする。 自由入力にすると「面接済?」「2次」「保留かも」などに崩れていき、並べ替えができなくなります。
• 毎日、アクション期限で並べ替える。 このビューこそが管理表の存在意義です。期限を過ぎた人には、たとえ「あと1週間かかります」という内容でも、今日返事をします。
• 先に募集の必須要件を書く。 応募が届く前に、その仕事に本当に必要なことを短く書き出しておくと、書類選考が速く、公平になります。職務記述書テンプレートには、そのためのセクションがあります。

注意点が2つあります。応募者の個人情報は機微な情報です。シートは採用に関わる人だけと共有し、会社全体の共有ドライブには置かず、不要になった行は削除してください。また、数式で人を順位づけするスコアの列は作らないでください。応募者は必須要件と照らし合わせて評価し、その理由を書き残しましょう。

スプレッドシートが限界を迎えるとき

募集が1件で面接官が1人なら、スプレッドシートは十分な採用管理です。次のようなサインが出たら、もう足りていません。

• 応募が複数の場所に届く。 メール、フォーム、LinkedIn、紹介。誰かが思い出したときにシートへ転記している。転記に頼る仕組みは、必ず誰かを取りこぼします。
• 面接官が3人以上いる。 メモがチャットのスレッドに散らばり、シートは1週間遅れになります。
• 候補者を待たせている。 3週間前に応募した有力な候補者に誰も連絡していなかったと気づいたら、採用管理が機能していません。
• 募集が3件以上ある。 募集ごとに、求人票、質問、選考状況のビューが必要になります。
• 公開の応募窓口が必要。 職種ごとのページと応募フォームがある採用ページは、「履歴書をメールで送ってください」よりも候補者からの信頼を得られます。
• 採用した人の情報をどこかに移す必要がある。 オファーが承諾されると、誰かが本人の情報を給与、人事記録、本人が使うすべてのツールに入力し直しています。
• アクセス権が重要になる。 希望年収や見送り理由は、リンクを知っている全員に見えるべきではありません。

サインが1つか2つなら、シートを整理し直すだけで足りるかもしれません。3つ以上なら、管理表の手入れにかかる時間のほうが、節約できる時間より多くなっています。

シンプルなATSに求めるべきこと

小さな会社に大企業向けのATSは必要ありません。必要なのは、短いリストをきちんとこなすツールです。

• 要件が書かれた募集： 必須要件、歓迎要件、給与レンジ、回答してほしい選考質問。
• 採用ページ： 公開中の募集を一覧にして応募を受け付けるので、すべての応募者が転記なしで選考に入ります。
• 選考ボード： 上記のステージ、応募ごとのメモ、見送るときの理由。
• カレンダー上の面接： 応募にひもづけて管理します。
• 権限： 採用に関わる人だけが応募者を見られること。
• きれいな出口： 採用した人が社内の記録に人として登録され、誰かが入力し直す行にならないこと。

候補者を自動でスコアリングしたり順位づけしたりする機能には注意してください。応募者の自動スコアリングは、ニューヨーク市やEUなどで規制されており、説明できない順位づけは小さなチームにとってリスクになります。

ツールを比較するときは、月額料金と、次の採用にかかる料金の2つを確認しましょう。多くのATSは求人1件ごと、または採用担当者のシートごとに課金するため、2件目、3件目の募集のほうが1件目より高くつきます。

Atrixでの採用の仕組み

Atrixは小さなチーム向けのオールインワンのワークスペースで、採用はその一部です。大企業向けではない、シンプルなATSです。

• 募集。 各募集には雇用形態（正社員、業務委託、パートタイム、インターン、アドバイザー）、給与レンジと基準、必須要件、歓迎要件、独自の選考質問を設定できます。下書きは無制限です。
• 公開の採用ページ。 公開中の募集は /spaces 以下の会社ページに表示され、募集ごとに質問つきのページがあります。応募者には確認メールが届き、あなたには通知が届きます。
• 選考パイプライン。 応募、書類選考、面接、オファー、採用の各ステージと、離脱としての見送りと辞退。見送りに移すときは理由の入力を求められます。メモを追加したり、有力な人に今後も連絡を取りたい印をつけたりできます。
• 確認はするが、採点はしないAI。 AIは募集の対象プロジェクトから求人票を下書きし、応募ごとに各必須要件を満たしているかを根拠つきで示します。人を採点したり順位づけしたりはしません。どちらもAIの実行を1回使います。
• カレンダー上の面接。 イベントを作成し、応募にひもづけます。専用の面接日程調整ツールはありません。
• 採用からチームメンバーへ。 承諾した候補者は、入社日と合意した条件を記録した雇用記録つきで、ワークスペースのメンバーになります。
• アクセス。 採用には専用の権限があります。権限のない人には応募者が見えません。

プランが制限するのは公開中の募集で、下書きではありません。Builder（5席で月39ドル）は同時に5件まで公開でき、Studio（15席で月149ドル）は無制限です。無料プランはありません。すべてのワークスペースは7日間のトライアルから始まり、カードの登録が必要です。詳しくは採用機能のページをご覧ください。

よくある質問

小さな会社に最適な無料の応募者管理は？

募集が1〜2件なら、上の構成のスプレッドシートが無料で機能します。無料をうたうATSの多くは求人数やユーザー数を制限しているので、次の四半期に何件の募集を出すかと照らし合わせて確認してください。

スタートアップは選考ステージをいくつ使うべき？

順序のある5つのステージ（応募、書類選考、面接、オファー、採用）と2つの離脱（見送り、辞退）です。面接の回はステージを増やさず、メモに書きます。

スタートアップがスプレッドシートからATSに切り替えるべきタイミングは？

応募が複数の場所から届く、面接官が3人以上いる、誰も気づかないまま候補者を待たせている、といったときです。上のサインのうち3つ以上が当てはまるのが目安です。

書類選考にAIを使うべき？

書かれた必須要件と照らし合わせて応募を確認し、根拠を示す用途に使い、判断は人に任せましょう。説明できないスコアで応募者を順位づけするツールは避けてください。

Atrixに採用向けの無料プランはありますか？

ありません。すべてのワークスペースはカード登録つきの7日間トライアルから始まります。採用、採用ページ、選考パイプラインはすべてのプランに含まれています。