Un suivi des recrutements pour startup : quand un tableur suffit, et quand passer à un ATS

Ce qu’un suivi des recrutements doit faire

Quel que soit l’outil, un suivi a quatre missions :

1. Réunir tous les candidats au même endroit. Pas la moitié dans une boîte mail, un quart dans des messages LinkedIn et le reste dans la tête d’un fondateur.
2. Montrer où en est chaque personne. Une étape par candidat, toujours à jour.
3. Montrer la suite, et qui s’en charge. L’échec le plus courant dans une petite entreprise n’est pas une mauvaise décision. C’est un bon candidat resté deux semaines sans nouvelles, qui a accepté une autre offre.
4. Garder la trace du pourquoi. Pourquoi quelqu’un a été écarté, ce qu’en a pensé la personne qui l’a reçu, ce qui a été proposé. Trois semaines plus tard, plus personne ne s’en souvient.

Si votre outil actuel remplit ces quatre missions, gardez-le. Rien ici ne justifie d’acheter un logiciel pour le principe.

Les étapes du processus à utiliser

Peu d’étapes, et dans l’ordre. Chaque étape en plus est un endroit où un candidat peut rester sans que personne ne le remarque. Cinq étapes ordonnées et deux sorties couvrent presque tous les recrutements en startup :

Les deux sorties sont hors de l’ordre : sans suite, quand vous dites non, et désisté, quand c’est le candidat. Gardez-les séparées des étapes. Un tableau dont la dernière colonne est « refusé » laisse entendre que tout le monde finit là.

Quelques règles rendent les étapes honnêtes :

• Notez une raison quand vous dites non. Une ligne suffit. Cela évite de rediscuter la même décision, et c’est ce qu’il vous faudra si un candidat demande un retour.
• Un responsable par poste ouvert. Tout le monde peut faire passer des entretiens. Une personne veille à ce que personne ne reste bloqué.
• N’ajoutez pas une étape par tour d’entretien. Mettez les tours dans les notes. Si les entretiens prennent quatre étapes, le processus est sans doute trop long pour une startup.

Si vous recrutez des ingénieurs pour la première fois, notre article sur le recrutement de vos premiers ingénieurs décrit un processus de deux semaines qui suit ces étapes.

Un modèle de suivi gratuit

Inutile de chercher un fichier modèle. Ouvrez un tableur et créez ces colonnes, une ligne par candidat :

Trois habitudes comptent plus que les colonnes :

• Faites de l’étape une liste déroulante. Le texte libre dérive vers « entr. », « 2e tour » et « peut-être », et le tableur ne se trie plus.
• Triez chaque jour par échéance. Cette vue est la raison d’être du tableur. Toute personne en retard reçoit une réponse aujourd’hui, même si c’est « il nous faut une semaine de plus ».
• Écrivez d’abord les critères indispensables du poste. Une courte liste de ce dont le poste a vraiment besoin, écrite avant l’arrivée des candidatures, rend la présélection plus rapide et plus juste. Notre modèle de fiche de poste prévoit une section pour cela.

Deux mises en garde. Les données personnelles des candidats sont sensibles : partagez le tableur uniquement avec les personnes qui recrutent, pas avec tout le drive de l’entreprise, et supprimez les lignes dont vous n’avez plus besoin. Et n’ajoutez pas de colonne de score qui classe les personnes par une formule. Évaluez les candidats par rapport aux critères, et notez pourquoi.

Quand le tableur ne suffit plus

Un tableur est un bon suivi pour un poste et une personne qui fait les entretiens. Voici les signes qu’il ne suffit plus :

• Les candidats arrivent par plusieurs endroits. E-mail, formulaire, LinkedIn et recommandations, et quelqu’un les recopie quand il y pense. Tout ce qui dépend d’une copie finit par oublier des gens.
• Plus de deux personnes font passer les entretiens. Les notes finissent dans des fils de discussion et le tableur a une semaine de retard.
• Des candidats vous attendent. Si vous découvrez un bon candidat qui a postulé il y a trois semaines sans réponse, le suivi ne fait pas son travail.
• Vous avez plus d’un ou deux postes ouverts. Chaque poste a besoin de sa propre annonce, de ses propres questions et de sa propre vue du processus.
• Il vous faut un endroit public pour postuler. Une page carrières avec chaque poste et un formulaire inspire plus confiance qu’un « envoyez-nous votre CV par mail ».
• La recrue doit aller quelque part. Une fois l’offre acceptée, quelqu’un ressaisit les informations dans la paie, le dossier RH et chaque outil que la personne utilisera.
• L’accès compte. Les prétentions salariales et les motifs de refus ne devraient pas être visibles par toute personne disposant d’un lien.

Avec un ou deux de ces signes, un tableur mieux tenu peut suffire. À partir de trois, vous passez plus de temps à entretenir le suivi qu’il ne vous en fait gagner.

Ce qu’un ATS simple doit faire

Une petite entreprise n’a pas besoin d’un ATS pour grand groupe. Il lui faut une courte liste bien faite :

• Des postes aux critères écrits : indispensables, souhaitables, fourchette de rémunération et questions de présélection auxquelles vous voulez une réponse.
• Une page carrières qui liste les postes ouverts et reçoit les candidatures, pour que chaque candidat arrive dans le processus sans copie.
• Un tableau du processus avec les étapes ci-dessus, des notes sur chaque candidature et une raison quand vous dites non.
• Les entretiens dans le calendrier, liés à la candidature.
• Des permissions : seules les personnes qui recrutent voient les candidats.
• Une sortie propre : la recrue devient une personne dans les dossiers de l’entreprise, pas une ligne que quelqu’un ressaisit.

Méfiez-vous des fonctions qui notent ou classent automatiquement les candidats. La notation automatisée des candidats est encadrée par la loi dans des endroits comme la ville de New York et l’UE, et un classement que vous ne pouvez pas expliquer est un risque pour une petite équipe.

Pour comparer les outils, regardez deux prix : le prix mensuel et celui du recrutement suivant. Beaucoup d’ATS facturent par offre publiée ou par utilisateur recruteur, ce qui rend le deuxième et le troisième poste plus chers que le premier.

Le recrutement dans Atrix

Atrix est un espace de travail tout-en-un pour les petites équipes, et le recrutement en fait partie. C’est un ATS simple, pas un outil pour grand groupe :

• Des postes. Chaque poste a un type d’engagement (salarié, prestataire, temps partiel, stagiaire ou conseiller), une fourchette et une base de rémunération, des critères indispensables et souhaitables, et vos propres questions de présélection. Les brouillons sont illimités.
• Une page carrières publique. Les postes ouverts apparaissent sur la page de votre entreprise sous /spaces, et chaque poste a sa propre page avec vos questions. Les candidats reçoivent un e-mail de confirmation et vous, une alerte.
• Le processus de candidature. Reçue, présélection, entretien, offre et recruté, avec sans suite et désisté comme sorties. Passer quelqu’un en sans suite demande une raison. Vous pouvez ajouter des notes et marquer les bons profils à recontacter.
• Une IA qui vérifie, sans jamais noter. L’IA peut rédiger l’annonce à partir du projet concerné par le poste, et indiquer si chaque critère indispensable est rempli dans une candidature, preuves à l’appui. Elle ne note ni ne classe les personnes. Chacune de ces actions utilise une exécution d’IA.
• Les entretiens dans le calendrier. Créez un événement et liez-le à la candidature. Il n’y a pas d’outil de planification d’entretiens séparé.
• De la recrue au coéquipier. Le candidat qui accepte devient membre de l’espace de travail, avec un dossier d’emploi qui contient la date de début et les conditions convenues.
• Accès. Le recrutement a sa propre permission. Sans elle, on ne voit pas les candidats.

Les offres limitent les postes publiés, pas les brouillons : Builder (39 $ par mois pour 5 places) permet 5 postes publiés à la fois, et Studio (149 $ par mois pour 15 places) n’a pas de limite. Il n’y a pas d’offre gratuite ; chaque espace de travail commence par un essai de 7 jours, carte bancaire requise. En savoir plus sur la page recrutement.

FAQ

Quel est le meilleur suivi des candidats gratuit pour une petite entreprise ?

Pour un ou deux postes, un tableur avec la structure ci-dessus est gratuit et fonctionne. La plupart des ATS dits gratuits limitent le nombre d’offres ou d’utilisateurs, alors comparez ces limites au nombre de postes que vous aurez ouverts le trimestre prochain.

Combien d’étapes une startup devrait-elle utiliser ?

Cinq étapes ordonnées (reçue, présélection, entretien, offre, recruté) et deux sorties (sans suite, désisté). Mettez les tours d’entretien dans les notes plutôt que d’ajouter des étapes.

Quand une startup doit-elle passer d’un tableur à un ATS ?

Quand les candidats arrivent par plusieurs endroits, que plus de deux personnes font passer les entretiens, ou que des candidats attendent sans que personne ne le remarque. Trois des signes ci-dessus ou plus, c’est un bon seuil.

Faut-il utiliser l’IA pour la présélection ?

Utilisez-la pour vérifier les candidatures par rapport à des critères écrits et montrer les preuves, et laissez le jugement aux personnes. Évitez les outils qui classent les candidats avec un score que vous ne pouvez pas expliquer.

Atrix propose-t-il une offre gratuite pour recruter ?

Non. Chaque espace de travail commence par un essai de 7 jours avec carte bancaire. Le recrutement, la page carrières et le processus sont inclus dans toutes les offres.