Hoja de cálculo de contratación o ATS: los umbrales donde la hoja deja de funcionar y a qué cambiar
Una hoja de contratación funciona hasta 2 vacantes, 30 candidatos por puesto o 3 entrevistadores. Umbrales, lo que pierde la hoja y ATS con precios.
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Una hoja de cálculo de contratación es la herramienta correcta hasta que cruzas una de tres líneas: más de dos vacantes abiertas a la vez, más de unos 30 candidatos para un puesto, o más de tres personas entrevistando. Pasada cualquiera de ellas, la hoja empieza a perder información que un sistema de seguimiento guarda sin esfuerzo: quién movió a un candidato y cuándo, quién puntuó qué, y una página de empleo que alimenta el proceso sin copiar y pegar. Por debajo de esas líneas, quédate con la hoja.
Contratamos a nuestras primeras diez personas desde una Google Sheet y cambiamos cuando teníamos tres vacantes abiertas y dos de nosotros entrevistábamos al mismo candidato sin saberlo. Este artículo recoge los umbrales que volveríamos a usar, lo que una hoja pierde de verdad, y lo que cuesta un ATS (applicant tracking system, sistema de seguimiento de candidatos) para una empresa pequeña a fecha de octubre de 2026.
Lo que una hoja de contratación hace bien
Una hoja con una fila por candidato y columnas para puesto, origen, etapa, responsable, siguiente paso y notas es un sistema de seguimiento completo para una empresa pequeña. No cuesta nada, todo el mundo sabe usarla, filtra y ordena, y no exige un inicio de sesión al fundador que la mira una vez a la semana. Nuestro artículo sobre el registro de contratación para startups tiene la distribución de columnas que usamos.
También hace algo que a un ATS le cuesta: se adapta. Una columna nueva para "expectativa salarial" o "visado" lleva diez segundos. Si contratas dos veces al año, una hoja de cálculo no es un apaño; es la elección correcta.
Los tres umbrales
Estos son los puntos en los que hemos visto que la hoja deja de ser la opción más barata, una vez que cuentas el tiempo que cuesta.
1. Más de dos vacantes abiertas a la vez. Con un puesto, una hoja basta. Con dos, una pestaña para cada uno. Con tres o más, las preguntas cambian: cuántos candidatos vimos este mes entre todos los puestos, qué origen está rindiendo, qué puesto está atascado. Son preguntas que cruzan pestañas, y las hojas las responden con fórmulas que alguien tiene que mantener.
2. Más de unos 30 candidatos para un puesto. Por debajo de eso, una persona lee cada solicitud y la hoja es su lista de lectura. Por encima, las solicitudes llegan más rápido de lo que una persona las filtra, y necesitas una etapa en la que varias personas puedan tomar candidatos sin revisar sin pisarse. Una hoja compartida no tiene un "asignado a" que se actualice en tiempo real sin que alguien se acuerde de escribirlo.
3. Más de tres personas entrevistando. Este es el que nos pilló. Dos entrevistadores, un candidato, sin ficha de evaluación compartida: los dos hicimos las mismas preguntas y ninguno anotó una puntuación que el otro pudiera ver. Una hoja puede tener una columna de puntuación, pero no puede tener una por entrevistador y por etapa sin convertirse en una segunda hoja.
Cruza una línea y la hoja sigue funcionando con esfuerzo. Cruza dos y el esfuerzo cuesta más que un ATS.
Lo que pierde la hoja de cálculo
| Capacidad | Hoja de cálculo | Sistema de seguimiento de candidatos |
|---|---|---|
| Página de empleo que publica el puesto | No; publicas en portales a mano y pegas los candidatos | Sí; los puestos se publican en una página y las solicitudes caen en el proceso |
| Formulario de solicitud | Un Google Form que sincronizas tú | Integrado, vinculado al puesto |
| Historial de etapas | Solo la etapa actual; el pasado se sobrescribe | Cada movimiento, quién y cuándo |
| Fichas de evaluación por entrevistador | Una columna, o una segunda hoja | Una por entrevistador y etapa, comparadas lado a lado |
| Correo al candidato | Desde tu bandeja, sin registro | Plantillas enviadas desde el proceso, registradas en el candidato |
| Detección de duplicados | Manual | Automática por correo electrónico |
| Quién revisa qué | Una columna que alguien actualiza | Asignación visible para todos |
| Privacidad de los datos del candidato | Quien tenga el enlace lo ve todo | Acceso por puesto |
| Informes entre puestos | Tablas dinámicas que mantienes tú | Integrados |
| Traspaso a ficha de empleado | Copiar y pegar | Contratar crea el compañero o empleado |
Las dos filas que más importan para una empresa pequeña son la página de empleo y el historial de etapas. La página de empleo es la diferencia entre que los candidatos lleguen al proceso y que tú los teclees. El historial de etapas es lo que te permite responder "por qué rechazamos a esta persona en marzo" cuando vuelve a presentarse en septiembre.
Lo que cuesta un ATS para una empresa pequeña (octubre de 2026)
| Herramienta | Qué es | Precio a octubre de 2026 | Opción gratuita |
|---|---|---|---|
| Workable | ATS dedicado con búsqueda de candidatos, página de empleo y agentes de IA | Standard $299 al mes ($3,588 al año) para 1 a 20 empleados, con niveles superiores por plantilla; Premier $599, Enterprise $719 | Prueba de 15 días, sin tarjeta |
| Homerun | ATS para empresas pequeñas con editor de página de empleo | Core €109 al mes con facturación anual (€139 mensual), 3 puestos; Plus €195 anual (€215 mensual), 5 puestos; precios en euros | Prueba de 15 días, sin tarjeta |
| Teamtailor | ATS con sitio de empleo, usuarios y publicaciones ilimitados | Solo bajo presupuesto; sin precios publicados | No publicada |
| Atrix | Contratación dentro de un espacio de trabajo todo en uno: puestos, página de empleo, proceso de candidatos, contratación a compañero | Builder $39 al mes para 5 asientos, Studio $149 para 15; el espacio de trabajo completo, no solo contratación | Prueba de 7 días, tarjeta necesaria |
| Google Sheets | La hoja de cálculo | $0 | Sí |
Las cifras de Workable y Homerun salen de sus páginas de precios en octubre de 2026; la página de Homerun muestra dos conjuntos de precios bajo un selector mensual/anual y hemos leído el par más bajo como anual. La página de precios de Teamtailor pide un presupuesto y no muestra cifras. Workable cobra por número de empleados, así que una empresa que pasa de 20 empleados sube de nivel.
La horquilla es lo importante. Un ATS dedicado para una empresa pequeña va de unos €109 a $299 al mes. Un espacio de trabajo que incluye contratación cuesta menos que el ATS dedicado más barato, pero es una compra distinta: estás comprando tableros de proyecto, documentos, chat, calendario y CRM con un módulo de contratación incorporado, no un producto de reclutamiento.
Contratación en Atrix: qué incluye y qué no
Atrix es el producto que construimos, así que lee esta sección con eso en mente. Todos los planes incluyen contratación: creas puestos, se publican en una página de empleo pública, los candidatos caen en un proceso con etapas, los compañeros dejan notas y mueven candidatos, y contratar a alguien crea su ficha de compañero, con el registro de empleo y salario guardado en el módulo de personas. El agente de IA puede redactar una descripción de puesto a partir de un resumen; hay una plantilla de descripción de puesto si prefieres partir de una.
Lo que la contratación de Atrix no hace, dicho claramente: no hay filtrado de currículums ni puntuación de candidatos con IA, ni multipublicación en portales de empleo, ni base de datos de búsqueda de candidatos, ni programación estructurada de entrevistas con reserva por parte del candidato más allá de los enlaces de reserva del calendario, ni firma electrónica de ofertas más allá del módulo de acuerdos. Si contratas a veinte personas al año, Workable o Teamtailor harán más. Si contratas a cuatro y quienes entrevistan ya viven en el espacio de trabajo, el proceso está donde ya están. La página de la función de contratación tiene la lista completa.
Cómo pasar de una hoja de cálculo a un ATS
- Congela la hoja en una fecha. Deja de añadir filas. Los candidatos en curso terminan en la hoja; las solicitudes nuevas van al ATS.
- Define las etapas antes de importar. Solicitud, filtrado, entrevista, oferta, contratado, rechazado es suficiente. Ajusta la columna de etapa de la hoja a estas antes de importar, no después.
- Importa por puesto. La mayoría de herramientas aceptan un CSV por puesto con nombre, correo, etapa y notas. El correo es la clave, porque es lo que usa la detección de duplicados.
- Publica primero la página de empleo y luego actualiza los enlaces de los portales. Apunta LinkedIn, Indeed y tu web a la nueva página el mismo día, para que las solicitudes dejen de llegar por correo.
- Añade una ficha de evaluación por etapa. De tres a cinco criterios, puntuados del 1 al 4. El objetivo es poder comparar, no la precisión.
- Mantén la hoja en solo lectura durante un trimestre. Los candidatos rechazados en la hoja volverán a presentarse; querrás poder consultarlos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un ATS para una empresa pequeña?
No hasta que cruces uno de tres umbrales: más de dos vacantes abiertas a la vez, más de unos 30 candidatos para un puesto, o más de tres personas entrevistando. Por debajo, una hoja con una fila por candidato es suficiente. El informe de contratación 2026 de Resume Genius encontró que el 71% de los responsables de contratación dicen que su empresa usa un ATS, pero esa encuesta cubre empresas de todos los tamaños.
¿Cuál es el ATS más barato para una pequeña empresa?
A octubre de 2026, Homerun Core a €109 al mes con facturación anual y 3 puestos es el ATS dedicado más barato que verificamos con precio publicado. Workable Standard cuesta $299 al mes para empresas de hasta 20 empleados. Un espacio de trabajo todo en uno con contratación integrada, como Atrix Builder a $39 al mes para 5 asientos, cuesta menos pero es una compra distinta. Consulta la entrada del glosario sobre seguimiento de candidatos para ver qué cuenta como ATS.
¿Existe una plantilla gratuita de hoja de cálculo para seguimiento de candidatos?
Cualquier hoja sirve. Las columnas que importan: candidato, correo, puesto, origen, etapa, responsable, siguiente paso, fecha del siguiente paso, notas. Añade una columna por entrevistador para la puntuación si entrevista más de una persona. Nuestro artículo sobre el registro de contratación, enlazado arriba, tiene una distribución que puedes copiar.
¿Puede una hoja de cálculo ser una página de empleo?
No. Una página de empleo necesita una URL pública por puesto y un formulario de solicitud que escriba en el proceso. El equivalente más cercano en hoja de cálculo es un Google Form que alimenta una hoja, que funciona para un puesto y se convierte en una tarea de mantenimiento con tres.
¿Qué pierdo al pasar de una hoja de cálculo a un ATS?
Flexibilidad. Añadir una columna lleva segundos en una hoja y puede ser imposible en un ATS. También sumas un inicio de sesión para cada persona que toca la contratación y un coste mensual. Si contratas rara vez, ese cambio no merece la pena.
Siguiente paso
Si tu equipo ya está en una herramienta de espacio de trabajo, comprueba si su módulo de contratación supera tus umbrales antes de comprar un ATS dedicado; la página de la función de contratación enumera lo que hace el de Atrix. Si estás redactando el primer puesto, parte de la plantilla de descripción de puesto.
Fuentes
Precios comprobados en octubre de 2026 en precios de Workable, precios de Homerun y precios de Teamtailor. Cifra de adopción de ATS del Resume Genius 2026 Hiring Insights Report, una encuesta a 1,000 responsables de contratación de EE. UU.