Un seguimiento de contratación para startups: cuándo basta una hoja de cálculo y cuándo usar un ATS

Lo que tiene que hacer un seguimiento de contratación

Uses lo que uses, un seguimiento tiene cuatro tareas:

1. Tener a todos los candidatos en un solo sitio. No la mitad en una bandeja de entrada, una cuarta parte en mensajes de LinkedIn y el resto en la cabeza de un fundador.
2. Mostrar dónde está cada persona. Una etapa por candidato, siempre actualizada.
3. Mostrar qué pasa después y quién lo hace. El fallo más común al contratar en una empresa pequeña no es una mala decisión. Es un buen candidato que no supo nada durante dos semanas y aceptó otra oferta.
4. Recordar el porqué. Por qué se descartó a alguien, qué pensó quien entrevistó, qué se ofreció. Tres semanas después, nadie se acuerda.

Si lo que usas hoy cumple las cuatro, quédatelo. Nada de esto es motivo para comprar software porque sí.

Las etapas del proceso que conviene usar

Pocas etapas y en orden. Cada etapa de más es un sitio donde un candidato puede quedarse sin que nadie lo vea. Cinco etapas ordenadas y dos salidas cubren casi cualquier contratación en una startup:

Las dos salidas quedan fuera del orden: no continúa, cuando decides que no, y se retiró, cuando lo decide el candidato. Mantenlas separadas de las etapas. Un tablero donde «rechazado» es la última columna da a entender que todo el mundo acaba ahí.

Unas pocas reglas hacen que las etapas sean honestas:

• Escribe un motivo cuando digas que no. Basta una línea. Evita volver a discutir la misma decisión, y es lo que querrás tener si un candidato pide feedback.
• Un responsable por puesto abierto. Todos pueden entrevistar. Una persona se asegura de que nadie se quede atascado.
• No añadas una etapa por cada ronda de entrevistas. Pon las rondas en las notas. Si entrevistar ocupa cuatro etapas, el proceso probablemente es demasiado largo para una startup.

Si contratas ingenieros por primera vez, nuestro artículo sobre cómo contratar a tus primeros ingenieros describe un proceso de dos semanas que encaja con estas etapas.

Una plantilla gratuita de seguimiento

No necesitas un archivo de plantilla. Abre una hoja de cálculo y crea estas columnas, una fila por candidato:

Tres hábitos importan más que las columnas:

• Haz que la etapa sea un desplegable. El texto libre acaba en «entrev.», «2.ª ronda» y «quizá», y entonces la hoja no se puede ordenar.
• Ordena cada día por la fecha del siguiente paso. Esa vista es todo el sentido de la hoja. Quien esté pendiente recibe respuesta hoy, aunque sea «necesitamos una semana más».
• Escribe primero los requisitos imprescindibles del puesto. Una lista corta de lo que el trabajo necesita de verdad, escrita antes de que lleguen candidaturas, hace la revisión más rápida y más justa. Nuestra plantilla de descripción de puesto tiene una sección para ellos.

Dos advertencias. Los datos personales de los candidatos son sensibles: comparte la hoja solo con quienes contratan, no con toda la unidad compartida de la empresa, y borra las filas que ya no necesites. Y no añadas una columna de puntuación que ordene a las personas con una fórmula. Valora a los candidatos frente a los requisitos y escribe por qué.

Cuándo deja de funcionar la hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un buen seguimiento para un puesto y una persona que entrevista. Estas son las señales de que ya no basta:

• Los candidatos llegan por varios sitios. Correo, un formulario, LinkedIn y recomendaciones, y alguien los copia a la hoja cuando se acuerda. Todo lo que depende de copiar acaba perdiendo gente.
• Entrevistan más de dos personas. Las notas acaban en hilos de chat y la hoja va una semana por detrás.
• Hay candidatos esperándote. Si encuentras a un candidato fuerte que se presentó hace tres semanas y no ha sabido nada, el seguimiento no está haciendo su trabajo.
• Tienes más de uno o dos puestos abiertos. Cada puesto necesita su propia oferta, sus propias preguntas y su propia vista del proceso.
• Necesitas un sitio público donde presentarse. Una página de empleo con cada puesto y un formulario inspira más confianza a un candidato que «mándanos tu CV por correo».
• La contratación tiene que ir a algún sitio. Cuando se acepta la oferta, alguien vuelve a teclear los datos de la persona en la nómina, el expediente de RR. HH. y cada herramienta que vaya a usar.
• El acceso importa. Las expectativas salariales y los motivos de descarte no deberían verlos todos los que tengan un enlace.

Con una o dos de estas señales, quizá baste con ordenar mejor la hoja. Con tres o más, dedicas más tiempo a mantener el seguimiento del que te ahorra.

Lo que debería hacer un ATS sencillo

Una empresa pequeña no necesita un sistema de seguimiento de candidatos empresarial. Necesita una lista corta bien hecha:

• Puestos con requisitos escritos: imprescindibles, deseables, rango salarial y las preguntas de selección que quieres que se respondan.
• Una página de empleo que muestre los puestos abiertos y reciba candidaturas, para que cada candidato llegue al proceso sin copiar nada.
• Un tablero del proceso con las etapas de arriba, notas en cada candidatura y un motivo cuando digas que no.
• Entrevistas en el calendario, vinculadas a la candidatura.
• Permisos: solo quienes contratan ven a los candidatos.
• Una salida limpia: la persona contratada pasa a los registros de la empresa, no es una fila que alguien vuelve a teclear.

Desconfía de las funciones que puntúan u ordenan a los candidatos automáticamente. La puntuación automatizada de candidatos está regulada en lugares como la ciudad de Nueva York y la UE, y una clasificación que no puedes explicar es un riesgo para un equipo pequeño.

Al comparar herramientas, mira dos precios: el mensual y el de la siguiente contratación. Muchos ATS cobran por oferta publicada o por usuario de selección, lo que hace que el segundo y el tercer puesto cuesten más que el primero.

Cómo funciona la contratación en Atrix

Atrix es un espacio de trabajo todo en uno para equipos pequeños, y la contratación es una parte de él. Es un ATS sencillo, no uno empresarial:

• Puestos. Cada puesto tiene un tipo de relación (empleado, contratista, media jornada, becario o asesor), un rango y una base salarial, requisitos imprescindibles, deseables y tus propias preguntas de selección. Los borradores son ilimitados.
• Una página de empleo pública. Los puestos abiertos aparecen en la página de tu empresa en /spaces, y cada puesto tiene su propia página con tus preguntas. Los candidatos reciben un correo de confirmación y tú, un aviso.
• El proceso de candidatos. Recibida, revisión, entrevista, oferta y contratado, con no continúa y se retiró como salidas. Pasar a alguien a no continúa pide un motivo. Puedes añadir notas y marcar a personas fuertes para mantener el contacto.
• IA que comprueba, nunca puntúa. La IA puede redactar el anuncio a partir del proyecto al que corresponde el puesto e indicar si cada requisito imprescindible se cumple en una candidatura, con la evidencia. No puntúa ni ordena a las personas. Cada una usa una ejecución de IA.
• Entrevistas en el calendario. Crea un evento y vincúlalo a la candidatura. No hay un programador de entrevistas aparte.
• De contratado a compañero. El candidato que acepta pasa a ser miembro del espacio de trabajo con un registro laboral que guarda la fecha de inicio y las condiciones acordadas.
• Acceso. La contratación tiene su propio permiso. Quien no lo tiene no ve a los candidatos.

Los planes limitan los puestos publicados, no los borradores: Builder (39 $ al mes para 5 plazas) permite 5 puestos publicados a la vez, y Studio (149 $ al mes para 15 plazas) no tiene límite. No hay plan gratuito; cada espacio de trabajo empieza con una prueba de 7 días y se requiere tarjeta. Más información en la página de contratación.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor seguimiento de candidatos gratuito para una pequeña empresa?

Para uno o dos puestos, una hoja de cálculo con la estructura de arriba es gratis y funciona. La mayoría de los ATS que se anuncian como gratuitos limitan el número de ofertas o de usuarios, así que compara esos límites con cuántos puestos tendrás abiertos el próximo trimestre.

¿Cuántas etapas debería usar una startup?

Cinco etapas ordenadas (recibida, revisión, entrevista, oferta, contratado) y dos salidas (no continúa, se retiró). Pon las rondas de entrevistas en las notas en lugar de añadir etapas.

¿Cuándo debería pasar una startup de una hoja de cálculo a un ATS?

Cuando los candidatos llegan por varios sitios, entrevistan más de dos personas o hay candidatos esperando sin que nadie lo note. Tres o más de las señales de arriba es un buen umbral.

¿Debería usar IA para revisar candidaturas?

Úsala para comprobar las candidaturas frente a requisitos escritos y mostrar la evidencia, y deja el juicio a las personas. Evita las herramientas que clasifican a los candidatos con una puntuación que no puedes explicar.

¿Tiene Atrix un plan gratuito para contratar?

No. Cada espacio de trabajo empieza con una prueba de 7 días con tarjeta. La contratación, la página de empleo y el proceso están incluidos en todos los planes.