Checklist d'onboarding pour la première semaine d'une nouvelle recrue dans une équipe à distance, jour par jour

Pourquoi la première semaine pèse plus lourd qu'on ne le croit

Les travaux de Gallup sur l'onboarding indiquent que seuls 12 % des salariés sont tout à fait d'accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d'intégration des nouveaux arrivants, et que lorsque les managers jouent un rôle actif, les recrues ont 3,4 fois plus de chances de juger leur onboarding exceptionnel. Le chiffre vient du document de synthèse publié par Gallup en 2019, fondé sur ses données State of the American Workplace, et rien de ce que nous avons vu depuis ne laisse penser que les petites entreprises s'en sortent mieux que les grandes.

Dans une entreprise de cinq à quinze personnes, le coût d'une première semaine lente est très concret. La personne a été recrutée parce que l'équipe est à flux tendu ; chaque jour passé à attendre un accès est un jour où l'équipe reste à flux tendu tout en payant déjà un salaire. Et les habitudes prises la première semaine, poser ses questions en public ou attendre en silence, livrer quelque chose de petit ou enchaîner les réunions, ont tendance à durer.

Avant le premier jour

Tout ce qui figure ici est fait avant la fin de la journée qui précède la date d'arrivée. Le manager s'en charge, sauf mention contraire.

• Lettre d'offre signée et accords éventuels classés, date d'arrivée confirmée par écrit.
• Matériel expédié pour arriver deux jours ouvrés avant le début, avec le numéro de suivi envoyé à la personne.
• Comptes créés : e-mail, messagerie, espace de travail, hébergement du code, gestionnaire de mots de passe. Invitations envoyées à l'adresse personnelle pour tout ce qui doit fonctionner avant l'e-mail professionnel.
• Un binôme désigné et prévenu. Pas le manager ; quelqu'un d'un niveau proche, arrivé au cours des deux dernières années.
• Le premier ticket choisi : un vrai travail, petit et bien délimité, livrable dans la première semaine. Une correction de documentation, un bug sur un seul écran, une modification de texte. Rédigé avec assez de contexte pour démarrer.
• Le calendrier du premier jour envoyé : un appel de bienvenue en début de journée, un appel avec le binôme après le déjeuner, rien d'autre.
• Une courte page « qui fait quoi » : chaque collègue, une ligne chacun, ce pour quoi aller le voir.
• Les politiques à valider préparées, en séparant celles qui comptent dès le premier jour (sécurité, usage acceptable) de celles qui peuvent attendre (notes de frais, congés).

La semaine, jour par jour

Chaque jour liste les actions et qui en est responsable. « C'est fait quand » correspond à ce que vous vérifiez en fin de journée.

Jour 1 : arriver, rencontrer, ne rien livrer encore

• Appel de bienvenue avec le manager, 45 minutes : ce que fait l'entreprise, sur quoi l'équipe travaille ce mois-ci, à quoi ressemble la première semaine, où poser ses questions. (Manager)
• Se connecter à chaque compte de la liste ; signaler ce qui ne marche pas dans le canal ouvert de l'équipe, pas en message privé. (Recrue)
• Valider les politiques du premier jour : sécurité, usage acceptable, confidentialité. (Recrue)
• Appel avec le binôme, 30 minutes : comment l'équipe travaille vraiment, les règles non écrites, les sujets sensibles. (Binôme)
• Lire la page qui fait quoi et l'objectif du cycle en cours. (Recrue)

C'est fait quand : tous les comptes fonctionnent, deux politiques sont validées et la personne a écrit quelque chose dans le canal de l'équipe.

Jour 2 : le code, le produit, le premier ticket

• Parcourir le produit en tant qu'utilisateur pendant une heure et noter tout ce qui semble confus. (Recrue)
• Environnement de développement opérationnel, ou l'équivalent pour un poste non technique. Travailler en binôme si cela prend plus de deux heures. (Recrue, Binôme)
• Lire le premier ticket et poser ses questions au manager. (Recrue)
• Assister à une réunion d'équipe, caméra allumée, sans obligation de parler. (Recrue)

C'est fait quand : l'environnement compile, le ticket est compris et la liste des points confus existe.

Jour 3 : faire le travail

• Travailler sur le premier ticket. Demander une relecture avant la fin de la journée, même si ce n'est pas terminé. (Recrue)
• Première relecture, dans les deux heures suivant la demande, bienveillante et précise. (Binôme ou Manager)
• Valider le deuxième lot de politiques : notes de frais, congés, matériel. Vérifier que les soldes de congés s'affichent correctement. (Recrue)
• Renseigner son profil, un contact d'urgence et ses coordonnées bancaires pour la paie. (Recrue)

C'est fait quand : une relecture a eu lieu et le dossier RH est complet.

Jour 4 : livrer et rencontrer le reste de l'entreprise

• Traiter les retours de la relecture et livrer le premier ticket. (Recrue)
• Appels de quinze minutes avec trois personnes hors de l'équipe directe, choisies dans la page qui fait quoi. (Recrue)
• Lire le point d'entreprise ou la page d'indicateurs du mois dernier. (Recrue)

C'est fait quand : quelque chose que la personne a produit est en production ou publié.

Jour 5 : faire le point

• Point du vendredi avec le manager, 30 minutes, quatre questions : qu'est-ce qui était flou, qu'est-ce qui a pris plus de temps que prévu, de quoi as-tu besoin que tu n'as pas, que devrions-nous changer dans cette checklist. (Manager)
• Reporter la liste des points confus dans la page d'onboarding sous forme de suggestions de modification. (Recrue)
• Fixer ensemble les objectifs du premier mois : deux ou trois résultats, par écrit. (Manager, Recrue)
• Le binôme continue chaque semaine pendant le premier mois, puis selon les besoins. (Binôme)

C'est fait quand : les notes du point existent, les objectifs du premier mois sont écrits et la checklist compte au moins une modification proposée par la recrue.

Responsables et calendrier en un coup d'œil

De la première semaine à 30, 60 et 90 jours

La première semaine porte sur les accès, une livraison et un binôme. Les trois mois suivants portent sur le périmètre.

• À 30 jours : la personne a la charge d'un petit domaine, a livré plusieurs fois et a eu un deuxième point. Les objectifs du premier mois fixés le jour 5 sont revus ; la plupart auront avancé.
• À 60 jours : elle a mené quelque chose de bout en bout : une fonctionnalité, un appel client, un processus de recrutement. Elle a fait une relecture, pas seulement reçu.
• À 90 jours : elle participe à l'astreinte ou au support si l'équipe en a un, elle a proposé un changement dans la façon de travailler de l'équipe, et le manager a rédigé une courte note sur la réussite du recrutement, partagée avec la personne. S'il y a une période d'essai, c'est le moment de la confirmer.

Gardez les objectifs à 30/60/90 jours sur la même page que la checklist de la première semaine, pour que personne n'ait à chercher un deuxième document.

Où vit la checklist

Une checklist dans la tête du manager, c'est ce qui nous a valu quatre jours d'attente pour le dépôt. Il faut une page que la recrue peut voir, avec des cases que chaque responsable coche.

Dans Atrix, le modèle de checklist d'onboarding est une page que vous dupliquez pour chaque recrue, et les éléments en libre-service se trouvent au même endroit : la personne valide les politiques, consulte ses soldes de congés, soumet ses notes de frais et signe ses accords dans People, et peut faire ces démarches depuis l'app iPhone (Android est en test). Recruter un candidat depuis le pipeline crée le dossier salarié auquel la checklist se rattache. La page de la fonctionnalité People détaille ce que contient ce dossier. Les limites : Atrix ne crée pas de comptes dans d'autres outils à votre place et n'expédie pas le matériel ; ces cases restent cochées par une personne. Pour les règles de congés que la recrue validera le jour 3, le modèle de politique de congés est un bon point de départ.

FAQ

Que doit contenir une checklist d'onboarding salarié ?

Avant le premier jour : comptes, matériel, binôme, premier ticket et calendrier du jour 1. Pendant la semaine : un appel de bienvenue, des validations de politiques réparties sur plusieurs jours, l'environnement de développement, une première relecture et une première livraison, les données RH, trois appels avec d'autres équipes et un point le vendredi qui fixe les objectifs du premier mois.

Combien de temps doit durer l'onboarding ?

La première semaine met la personne au travail ; les quatre-vingt-dix premiers jours l'amènent à son périmètre complet. Une checklist qui s'arrête le vendredi de la première semaine n'est que la première étape. Faites le point à 30, 60 et 90 jours.

Qui doit piloter l'onboarding dans une petite entreprise ?

Le manager est responsable de la checklist et des points. Un binôme qui n'est pas le manager répond aux questions du quotidien. La recrue est responsable de sa propre progression dans la liste, c'est pourquoi elle doit pouvoir la voir.

Une recrue doit-elle valider toutes les politiques le premier jour ?

Non. Sécurité, usage acceptable et confidentialité le premier jour, parce qu'elles conditionnent ce à quoi la personne a accès. Notes de frais, congés et matériel le troisième jour, quand il y a du contexte. Dix politiques un lundi matin, personne ne les lit.

Qu'est-ce qu'un bon premier ticket pour une recrue ?

Réel, petit et délimité : une correction de documentation, un bug sur un seul écran, une modification de texte, un rapport que personne n'a eu le temps d'écrire. Il doit être livrable dans la première semaine avec une seule relecture, et compter un peu, pour que le livrer ressemble à du travail plutôt qu'à un test.

Atrix automatise-t-il l'onboarding ?

En partie. Il fournit le modèle de checklist, la validation des politiques, les soldes de congés, les notes de frais et les accords signés électroniquement dans le dossier de la personne, ainsi que le passage de candidat recruté à membre de l'équipe depuis le pipeline. Il ne crée pas de comptes dans d'autres outils et n'expédie pas de matériel ; ces actions restent dans la checklist, à faire par une personne.

Prochaine étape

Dupliquez le modèle de checklist d'onboarding pour votre prochaine recrue et remplissez la section « avant le premier jour » une semaine à l'avance. Si vous rédigez encore l'offre, notre modèle de lettre d'offre pour startup couvre cette étape, et la page de la fonctionnalité People montre ce que contient le dossier de la personne une fois arrivée.

Sources

Gallup, « Why the Onboarding Experience Is Key for Retention » et Gallup, « Creating an Exceptional Onboarding Journey for New Employees » (document de synthèse, 2019), source des chiffres de 12 % et de 3,4 fois.