Software de RRHH para startups de menos de 20 personas: nómina, expedientes, vacaciones y firma electrónica, y qué herramienta hace cada cosa

La división: la nómina es un producto distinto de los expedientes

La nómina está regulada, depende de cada país y no perdona. Una declaración que se olvida es una multa. Por eso las buenas herramientas de nómina están especializadas por país y se cobran por persona más una cuota base, y por eso las funciones de "RRHH" que llevan añadidas suelen ser flojas.

Los expedientes, las vacaciones, los gastos y la firma electrónica son lo contrario: iguales en todos los países, necesarios desde el empleado número dos y mal atendidos por una hoja de cálculo y una carpeta compartida. Políticas que nadie confirmó haber leído, saldos de vacaciones en la cabeza de alguien, cartas de oferta firmadas en PDF y perdidas.

La respuesta práctica para una startup de menos de 20 es comprar la nómina a una empresa de nómina y mantener todo lo demás en un único sistema de personas que todo el equipo abre de todos modos.

Nómina: Gusto y Deel

Gusto es la opción por defecto para startups que solo operan en Estados Unidos. Gestiona la nómina, presenta los impuestos federales y estatales y se ocupa de los beneficios, en tres planes (Simple, Plus, Premium) con una cuota base mensual más una cuota por persona. La página de precios de Gusto no nos mostró las cifras base cuando la consultamos en octubre de 2026, así que toma los números de la propia página y no de este artículo; la página sí mostraba un complemento de Soporte Prioritario a $30 al mes más $3 por persona.

Deel es la elección en cuanto empleas o contratas fuera de tu país. A octubre de 2026 la página muestra Contractor desde $49 por contratista al mes, Employer of Record desde $599 por empleado al mes y US PEO desde $125 por empleado al mes. El EOR es caro, pero es la vía legal para emplear a alguien en un país donde no tienes entidad, y para una startup que contrata a su primer ingeniero en el extranjero sale más barato que una filial.

Ninguna de las dos sustituye a un sistema de personas para un equipo que además tiene contratistas, gente a tiempo parcial y fundadores que no están en nómina.

El error habitual en esta fase es elegir primero el proveedor de nómina y después intentar llevar todo lo demás dentro de él. Las herramientas de nómina guardan a las personas a las que pagan. El contratista de Lisboa que factura cada mes, el cofundador que todavía no cobra salario y la diseñadora a tiempo parcial con tarifa diaria no están en el sistema de nómina, así que sus vacaciones, su NDA y sus gastos acaban en el correo. En un equipo de diez, eso puede ser un tercio de la gente. El sistema de personas tiene que contener a todos, y la nómina, solo al subconjunto al que paga.

El segundo error es comprar un producto de nómina internacional para un equipo que está en un solo país, porque la web dice "global". Si todo el mundo está en EE. UU., Gusto es más sencillo y más barato; añade Deel para la primera persona en el extranjero en lugar de mover a todos.

Expedientes, vacaciones, gastos y firma: BambooHR y Atrix People

BambooHR es el HRIS consolidado para empresas pequeñas. Para 25 empleados o menos cuesta una tarifa plana de $250 al mes en Core, que para un equipo de 15 son unos $16,67 por cabeza. Hace bien los expedientes, las vacaciones, la incorporación, la firma y los informes, y la nómina es un complemento para EE. UU. con presupuesto aparte. El coste es que es un inicio de sesión más para un equipo que ya vive en una herramienta de trabajo, y la mayor parte de sus informes están pensados para una persona de RRHH que todavía no tienes.

Atrix People es el módulo de personas dentro del espacio de trabajo de Atrix: perfiles con expedientes de RRHH por niveles, solicitudes de vacaciones con saldos y una vista de quién falta hoy, gastos con aprobaciones, acuerdos con firma electrónica, políticas con seguimiento de confirmación y cartas generadas. Está incluido en todos los planes, así que un equipo en Builder ($39 al mes por 5 puestos) o Studio ($149 por 15) no paga nada extra. Los datos salariales son los más restringidos del espacio de trabajo: revelarlos requiere permiso y queda auditado.

Atrix no gestiona la nómina, en ningún país, y no tiene intención de fingir que lo hace. Exportas las vacaciones y los gastos del mes y se los das a Gusto, Deel o tu gestoría. Para una startup de menos de 20 es un trabajo de cinco minutos al mes, y es el mismo que hacen los clientes de BambooHR Core.

Qué configurar el primer mes

1. Elige la nómina por país. Solo EE. UU.: Gusto. Alguien en el extranjero: Deel para esa persona, aunque el resto siga en Gusto.
2. Pon a cada persona en un único directorio, incluidos contratistas y fundadores, con fecha de inicio, puesto y responsable.
3. Escribe una política de vacaciones antes de la primera solicitud. La plantilla de política de vacaciones es la que usamos nosotros; cabe en una página.
4. Convierte las cartas de oferta y los NDA en plantillas y fírmalos dentro del sistema de personas, para que la copia firmada quede unida a la persona y no perdida en el correo.
5. Publica tres políticas (vacaciones, gastos, seguridad) y exige confirmación de lectura. Nadie lee una política que no se rastrea.
6. Usa una lista de incorporación para que el primer día sea igual para todos. La lista de incorporación de empleados es un punto de partida.

Qué dejar para después de las 20 personas

• Software de evaluación del desempeño. Basta con reuniones individuales trimestrales en un documento.
• Encuestas de compromiso. A doce personas puedes preguntarles en persona.
• Herramientas de organigrama. Dibújalo en una página.
• Plataformas de beneficios fuera de la nómina. El módulo de beneficios de tu proveedor de nómina lo cubre.

Cada una de ellas es un precio por puesto, por persona y por mes que no aporta nada con 12 personas.

Lo que no debes saltarte es el registro de auditoría de los datos sensibles. Incluso con ocho personas, alguien preguntará quién ha mirado un salario, y "la hoja de cálculo estaba compartida con todo el equipo" no es la respuesta que quieres dar. Un sistema de personas que protege el salario con un permiso y registra cada consulta es un seguro barato; una carpeta en una unidad compartida no lo es. Lo mismo vale para los acuerdos firmados: cuando un contratista discuta una cláusula un año después, querrás la copia firmada, la marca de tiempo y la versión que firmó, unidas a su expediente, no una búsqueda en tres bandejas de entrada.

Lo último que conviene montar antes de las 20 personas es una exportación mensual. Saldos de vacaciones, gastos aprobados y cualquier cambio en los registros laborales, extraídos una vez al mes y enviados a quien lleve la nómina y la contabilidad. Lleva cinco minutos, es el traspaso que hace viable el "nosotros no hacemos nómina" y es lo primero que pide un contable o un comprador.

Preguntas frecuentes

¿Qué software de RRHH necesita una startup con 10 empleados?

Un proveedor de nómina para cada país donde contratas (Gusto para EE. UU., Deel para el extranjero) y un único sistema de personas para expedientes, vacaciones, gastos, acuerdos y políticas (BambooHR o Atrix People). Deja las herramientas de desempeño, compromiso y organigrama para cuando seáis 20 o más.

¿Atrix gestiona la nómina?

No. Atrix People guarda expedientes, vacaciones, gastos, acuerdos con firma electrónica, políticas y cartas. La nómina se queda en Gusto, Deel o tu gestoría, alimentada por una exportación desde Atrix.

¿Merece la pena BambooHR para una startup pequeña?

A una tarifa plana de $250 al mes en Core para 25 empleados o menos, a octubre de 2026, merece la pena si quieres un HRIS dedicado con informes. Para un equipo que ya está en una herramienta de trabajo con módulo de personas, es un segundo inicio de sesión para los mismos datos.

¿Cuál es la forma más barata de controlar las vacaciones de un equipo pequeño?

Un módulo de personas dentro de una herramienta que ya pagas. Atrix incluye vacaciones con saldos en Builder a $39 al mes; un gestor de vacaciones independiente suele ser una cuota por usuario encima de todo lo demás.

¿Necesito un HRIS antes de tener a alguien de RRHH?

Sí, uno ligero. Las primeras 20 contrataciones generan contratos, vacaciones y gastos tanto si alguien se encarga de RRHH como si no. Un sistema que los fundadores puedan llevar en diez minutos a la semana es lo que evita que la carpeta compartida se convierta en el departamento de RRHH.

Siguiente paso

Mira qué cubre Atrix People y después prepara una política de vacaciones antes de que llegue la primera solicitud.

Fuentes

Consultado en octubre de 2026: precios de BambooHR, precios de Deel, precios de Gusto, precios de Atrix.