Plantilla de política de vacaciones para empresas pequeñas

Una política de vacaciones para una empresa pequeña tiene que responder por escrito a seis preguntas: cuántos días corresponden, cómo se devengan, cuántos se arrastran al año siguiente, quién aprueba, con cuánta antelación se piden y qué ocurre al dejar la empresa. La plantilla de abajo responde a las seis en aproximadamente una página, con tres variantes (fija, ilimitada y de mínimo) y los pros y contras de cada una. Ajusta las cifras al mínimo legal de tu país antes de publicarla.

Somos una empresa de unas diez personas repartidas entre Reino Unido, Dubái y Estados Unidos, así que hemos tenido que escribir esta política más de una vez. Lo que sigue es la versión que ha aguantado.

Por qué una empresa de dos personas también necesita una política escrita

La primera vez que alguien pregunte "¿puedo cogerme tres semanas en agosto?" responderás por instinto, y esa respuesta se convierte en precedente. A la segunda persona que pregunte se la juzgará en comparación. Una política escrita existe para que la respuesta no dependa de quién pregunta, a quién pregunta o lo cargada que fue la semana.

También importa legalmente. En la mayoría de jurisdicciones, las vacaciones pagadas por encima del mínimo legal son una condición contractual, lo que significa que lo que escribes es lo que debes. Las políticas vagas generan disputas justo en el momento, la renuncia, en el que ninguna de las partes quiere una.

Fijas, ilimitadas o de mínimo: los pros y contras

Hay tres opciones honestas. Las tres funcionan para un equipo de dos a quince personas; la elección es sobre todo qué quieres hacer fácil y qué quieres hacer explícito.

Tipo de política	Cómo funciona	Qué facilita	Qué dificulta	Cuidado con
Asignación fija	Un número fijo de días al año, p. ej. 25 más festivos, devengados mensualmente	Presupuesto, equidad, liquidación al salir	Flexibilidad para viajes largos; el seguimiento	Reglas de arrastre, o los saldos se acumulan
Ilimitadas	Sin tope; cada solicitud se aprueba caso por caso	El anuncio de empleo; no hay saldos que seguir	Saber qué significa "razonable"; liquidación al salir (normalmente ninguna)	La gente coge menos, no más, salvo que fijes un mínimo
Mínimo obligatorio	Un suelo que todos deben disfrutar, p. ej. 20 días, con más días bajo petición	Que la gente descanse de verdad; equidad	Explicarlo; sigue necesitando seguimiento	Responsables que tratan el mínimo como techo

Nuestra propia experiencia con vacaciones ilimitadas en una etapa anterior fue la habitual: nadie sabía qué era aceptable, así que las personas prudentes cogieron diez días y las seguras de sí mismas treinta. Pasamos a una política de mínimo obligatorio con una asignación declarada por encima, que es lo que describe la plantilla. Si prefieres una asignación fija sin más, borra la cláusula de mínimo y la política sigue funcionando.

Mínimos legales: comprueba primero tu jurisdicción

Tu política puede ser más generosa que la ley, pero nunca menos. El suelo varía mucho:

Reino Unido. La mayoría de los trabajadores con semana de cinco días deben recibir al menos 28 días de vacaciones pagadas al año, lo que GOV.UK describe como el equivalente a 5,6 semanas; el empleador puede contar los ocho festivos dentro de esa cifra.
Unión Europea. La Directiva sobre el tiempo de trabajo (2003/88/CE, artículo 7) exige al menos cuatro semanas de vacaciones anuales retribuidas; la mayoría de los Estados miembros fijan una cifra nacional mayor (en España, 30 días naturales según el Estatuto de los Trabajadores).
Estados Unidos. No existe obligación federal de vacaciones pagadas. La guía del Departamento de Trabajo indica que la Fair Labor Standards Act no exige pagar el tiempo no trabajado, incluidas las vacaciones, y lo deja al acuerdo entre empleador y empleado. Algunos estados regulan el devengo y la liquidación de lo que decidas ofrecer.

Los festivos, las bajas por enfermedad, los permisos parentales y los permisos por circunstancias familiares son derechos separados en la mayoría de países y deben ser secciones aparte en tu política. Esta plantilla cubre solo las vacaciones anuales e indica dónde van las demás.

La plantilla de política de vacaciones

Cópiala en tu manual o en tu página de políticas. Los corchetes son los valores que debes elegir. Todo lo demás está redactado para publicarse tal cual.

POLÍTICA DE VACACIONES — [Nombre de la empresa]
Vigente desde: [fecha]    Responsable: [cargo, p. ej. Dirección de Operaciones]    Revisión: cada 12 meses

== 1. A quién aplica
A todas las personas empleadas con contrato indefinido o temporal. Las
personas contratistas se rigen por sus propios acuerdos. El personal a
tiempo parcial recibe el mismo derecho prorrateado según sus días
contratados.

== 2. Asignación anual
Cada persona a jornada completa recibe [25] días de vacaciones pagadas
por año de vacaciones ([1 de enero – 31 de diciembre]), más los
festivos de su país de empleo. Esta cifra supera el mínimo legal en
[país]; donde la ley local sea más generosa, se aplica la ley local.

== 3. Mínimo obligatorio
Cada persona debe disfrutar al menos [20] días de vacaciones al año. Tu
responsable lo planteará en el 1:1 si a [1 de octubre] vas camino de
disfrutar menos. Descansar es parte del trabajo.

== 4. Devengo
Las vacaciones se devengan a razón de [1/12] de la asignación anual el
primer día de cada mes, desde tu fecha de incorporación. Puedes
reservar vacaciones antes de devengarlas, hasta [5] días por encima de
tu saldo, con aprobación de tu responsable.

== 5. Arrastre
Puedes arrastrar hasta [5] días no disfrutados al siguiente año de
vacaciones. Deben disfrutarse antes del [31 de marzo] o caducan. Un
arrastre mayor solo se permite si las vacaciones se denegaron por
motivos de negocio o estuviste de baja o de permiso parental, en cuyo
caso se acuerda por escrito.

== 6. Solicitud y aprobación
Solicita las vacaciones en [la pestaña Personas / la herramienta de
permisos] con al menos:
  - 1 semana de antelación para 1–2 días
  - 2 semanas de antelación para 3–5 días
  - 4 semanas de antelación para más de 5 días
Tu responsable aprueba en [2 días laborables]. Solo puede denegarse
por un motivo de negocio claro, que se explicará. No puede ausentarse
más de [una] persona del mismo equipo de [tres] en la misma semana
salvo acuerdo previo.

== 7. Cierre de la empresa
La empresa cierra entre el [24 de diciembre y el 1 de enero]. [Estos
días se conceden además de / Estos [3] días se descuentan de] tu
asignación.

== 8. Salida de la empresa
Las vacaciones devengadas y no disfrutadas se pagan en la última
nómina. Las vacaciones disfrutadas por encima de lo devengado se
descuentan de ella. La empresa puede pedirte que disfrutes las
vacaciones pendientes durante el preaviso.

== 9. Otros permisos
Las bajas por enfermedad, los permisos parentales, los permisos por
circunstancias familiares y las excedencias sin sueldo se tratan en
[sus propias políticas / la sección X del manual].

== 10. Confirmación de lectura
Todas las personas confirman haber leído esta política al
incorporarse y cada vez que cambie.

Cómo elegir las cifras de los corchetes

Fija la asignación. Parte del mínimo legal y añade lo que el mercado de tu sector espera. En empresas de software del Reino Unido y la UE, 25 días más festivos es la cifra común; en Estados Unidos, 15 a 20 días es lo habitual en empresas pequeñas con asignación fija.
Fija el mínimo. Si usas una cláusula de mínimo obligatorio, de 15 a 20 días es el rango que cambia el comportamiento de verdad. Por debajo es decorativo.
Decide el arrastre. Cinco días con fecha límite estricta es suficiente para ser humano y bastante pequeño para evitar que los saldos se conviertan en un pasivo en el balance.
Fija los plazos de antelación. El objetivo es proteger la planificación del resto del equipo, no dificultar las vacaciones. Escálalos con la duración de la ausencia.
Decide los días de cierre. Si cierras en Navidad, di si esos días son extra o se descuentan. Ambas opciones valen; el silencio no.
Nombra al responsable y la fecha de revisión. Una política sin responsable no se actualiza cuando cambia la ley.

Gestionar la política en el día a día

Una política vale lo que valen los saldos que produce. Para una empresa de tres personas, un calendario compartido y una hoja de cálculo bastan. A partir de ahí, quieres tres cosas en un mismo sitio: un flujo de solicitud y aprobación, un saldo que se actualice solo y un registro de que cada persona ha leído la política vigente.

Atrix cubre esto en su área de Personas y es lo que usamos nosotros, con la salvedad habitual de que es una opción entre varias. Las solicitudes llegan al responsable de la persona, los saldos muestran devengo y arrastre, y el calendario de ausencias está junto al calendario del equipo, de modo que los solapamientos se ven antes de aprobar y no después. Las políticas viven como documentos con seguimiento de confirmación de lectura, así que la sección 10 de la plantilla es un informe y no una esperanza. La plantilla de política de vacaciones viene rellenada con las cláusulas anteriores, y la visión general de Personas describe el resto de registros de RR. HH. Los límites: Atrix no calcula los derechos legales por ti, no tiene nómina y no presenta nada ante ninguna administración; guarda el registro y las aprobaciones. Para nómina y obligaciones legales seguirás necesitando un proveedor en cada país donde emplees.

Herramientas de RR. HH. dedicadas como BambooHR, Personio y CharlieHR hacen el mismo trabajo con mayor cobertura por país, a un precio por empleado; si ya usas una, no hay motivo para cambiar.

Cuatro errores que hemos visto en empresas pequeñas

Vacaciones ilimitadas sin mínimo. Queda bien en la oferta de empleo y produce el menor descanso de todas las opciones.
Sin regla de arrastre. Tres años después, una persona tiene cuarenta días sin disfrutar y una liquidación que no presupuestaste.
Aprobación de quien esté a mano. Sin un aprobador designado, las vacaciones las aprueba la persona más permisiva y el resto lo resiente.
No revisarla nunca. Las normas legales cambian; tu equipo también. Revísala cada año, con fecha en la propia política.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir la política de vacaciones de una empresa pequeña?

La asignación, cómo se devenga, cuánto se arrastra y hasta cuándo, quién aprueba y con qué antelación, qué pasa en los cierres de la empresa, qué pasa con lo devengado al salir y una referencia a bajas, permisos parentales y otros permisos. Si cabe en una página, la gente la leerá.

¿Las vacaciones ilimitadas son buena idea para una startup?

Pueden serlo, pero solo con un mínimo declarado y responsables que lo hagan cumplir. Sin ese suelo, la gente coge menos días que con una asignación fija. El otro coste aparece al salir: sin saldo devengado normalmente no hay nada que liquidar, lo que algunas personas ven como una pérdida cuando lo entienden.

¿Cuántos días de vacaciones debería dar una empresa pequeña?

Como mínimo el suelo legal, que es de 28 días incluidos los festivos en el Reino Unido y cuatro semanas en toda la UE. En Estados Unidos no hay mínimo federal, así que la cifra la marca lo que espera tu mercado; de 15 a 20 días es común en empresas pequeñas con asignación fija. Los festivos suelen contarse aparte.

¿Las vacaciones deben devengarse mes a mes o concederse de golpe?

El devengo mensual es más simple al salir, porque el saldo adeudado siempre está claro. Conceder el año completo por adelantado es más amable con quien quiere un viaje largo a principios de año, pero puede dejarte pagando días que nunca se ganaron. Muchas empresas conceden por adelantado y permiten descontar de la última nómina lo disfrutado por encima del devengo, cosa que la plantilla contempla.

¿Puede el empleador denegar una solicitud de vacaciones?

En la mayoría de jurisdicciones sí, por un motivo real de negocio y con preaviso razonable, aunque el empleador debe seguir haciendo posible disfrutar el mínimo legal dentro del año. Escribe en la política los motivos por los que denegarías, para que las denegaciones sean predecibles.

¿Las personas contratistas tienen vacaciones pagadas?

Normalmente no; se espera que su tarifa lo incluya. Deja a los contratistas fuera de la política de vacaciones anuales y cubre cualquier descanso acordado en su contrato. Ten en cuenta que en varios países, tratar a los contratistas como empleados en materia de vacaciones es uno de los indicios que usan los reguladores para reclasificarlos.

Siguiente paso

Toma la plantilla de política de vacaciones, rellena los corchetes y haz que otra persona la lea antes de publicarla. Si quieres solicitudes, saldos y confirmaciones de lectura en el mismo sitio que el resto de registros de tu equipo, la página de funciones de Personas muestra cómo funciona en Atrix.

Plantilla de política de vacaciones para una empresa pequeña: días fijos, ilimitados o mínimos, y las reglas de cada opción