CRM y gestión de proyectos en una sola herramienta: a quién le conviene y quién necesita un CRM dedicado

El problema del traspaso

Con dos herramientas, un trato ganado pasa siempre por los mismos pasos. Alguien lo marca como ganado en el CRM. Alguien crea un proyecto en la herramienta de proyectos. Copia el nombre del cliente, los contactos, el alcance y las fechas, pega un enlace a la propuesta y cuenta al equipo de entrega lo que se prometió en la última llamada.

Cada paso es manual, o depende de una integración que alguien configuró una vez y nadie mantiene. Los fallos habituales:

• El alcance se desvía. El proyecto empieza a partir de lo que alguien recordaba, no de lo que se vendió.
• Se pierden contactos. El contacto diario del cliente está en el CRM, y la persona que lidera la entrega no tiene acceso.
• El historial está partido. A los tres meses, el cliente pregunta por qué se dejó algo fuera. La respuesta está en las notas del trato, en una herramienta que el equipo de entrega nunca abre.
• Nada enlaza de vuelta. El responsable de la cuenta no puede ver cómo va el proyecto sin preguntar.

Las integraciones reducen el copiado, pero rara vez lo eliminan. La integración entre HubSpot y Asana, por ejemplo, muestra los datos del trato dentro de Asana y puede crear tareas o comentarios en Asana cuando cambia un trato en HubSpot. Crear un proyecto entero a partir de una plantilla cuando un trato llega a una etapa es algo que los equipos suelen montar con una herramienta externa como Zapier.

Cuándo tiene sentido una sola herramienta

Una herramienta que combina CRM y gestión de proyectos encaja cuando:

• Quienes venden son quienes entregan, o trabajan a su lado. Fundadores, responsables de cuenta y jefes de proyecto necesitan ver al cliente.
• Los tratos se convierten en proyectos. Agencias, estudios de diseño y de software, consultoras y cualquier negocio que venda trabajo de alcance cerrado o por cuota mensual.
• El embudo es sencillo. Decenas de tratos abiertos, no miles, que avanzan por pocas etapas.
• Ya estáis pagando las dos cosas. Un equipo pequeño con un CRM y una herramienta de proyectos por separado paga dos juegos de puestos y gestiona dos juegos de accesos.

Cuándo es mejor un CRM dedicado

Quedaos con un CRM dedicado cuando:

• Tenéis un equipo de ventas cuyo trabajo es el embudo, con cuotas, territorios y previsiones.
• El embudo es complejo. Varios embudos, etapas personalizadas por producto, pasos de aprobación y presupuestos o contratos generados desde el CRM.
• Vendéis en volumen. La puntuación de leads, las secuencias de correo, el seguimiento y la automatización de marketing importan más que la entrega.
• Otros equipos dependen del CRM. Finanzas o soporte lo usan como sistema de referencia, y hay integraciones construidas a su alrededor.

En esos casos, el CRM de una herramienta combinada se quedará corto, y es intencionado. Usad un CRM dedicado y dedicad el esfuerzo al traspaso.

Qué buscar en una herramienta combinada

• Un paso del trato ganado al proyecto. El proyecto debería empezar desde el trato, con la empresa y los contactos ya vinculados, no desde un formulario en blanco.
• Registros compartidos. El cliente del proyecto debería ser el mismo registro que el cliente del CRM, no una copia.
• Un historial que sobreviva al traspaso. Los cambios de etapa y las notas deberían poder leerse desde el lado del proyecto.
• Permisos para el dinero. El equipo de entrega suele necesitar ver al cliente, pero no el valor del trato. Comprobad que los importes se pueden ocultar sin ocultar el trato.
• Reuniones vinculadas a los tratos. La última llamada con el cliente debería estar a un clic del trato.
• Límites claros. Revisad los límites de registros, las opciones de importación y si las etapas se pueden cambiar antes de comprometeros.

Comparativa de opciones

Comprobado en las páginas de cada proveedor en octubre de 2026:

Algo de contexto para la tabla. HubSpot es el CRM más completo de esta lista y el más caro en cuanto salís del plan gratuito, y es la opción adecuada para un equipo de ventas de verdad. monday CRM y ClickUp permiten modelar un embudo en tableros que vuestro equipo ya conoce. Zoho es una forma económica de tener un CRM dedicado capaz y una herramienta de proyectos del mismo proveedor, a cambio de aprender y conectar dos aplicaciones.

Cómo funciona el CRM de Atrix

Atrix mantiene el CRM pequeño a propósito. Tiene los registros que de verdad lleva un equipo pequeño:

• Empresas con dominio y sitio web, y contactos con correo, teléfono, cargo y la empresa en la que trabajan.
• Un embudo de cinco etapas en un tablero: nuevo, cualificado, propuesto, ganado y perdido. Cada trato lleva importe, moneda, fecha prevista de cierre y responsable. Para pasar un trato a perdido hace falta indicar un motivo.
• Historial de etapas en las notas. Cada cambio de etapa se escribe en las notas del trato junto a lo que escribieron las personas, así que la historia de un trato se lee de arriba abajo.
• Importes según permisos. Ver los importes de los tratos y los totales del embudo es un permiso propio. El resto ve los tratos y las etapas con el dinero oculto, en la aplicación y a través de la API.
• Del trato ganado al proyecto. Cread un proyecto a partir de un trato en un solo paso. Un trato también puede enlazarse a una idea o a un prototipo que enseñasteis al cliente.
• Reuniones registradas. Los eventos del calendario pueden vincularse a un trato y a sus contactos, así que la última conversación está a un clic del trato.

También tiene límites que conviene conocer. Las cinco etapas son fijas. Hoy no hay importación desde CSV: los registros se añaden en la aplicación, o a través de la API y el servidor MCP de Atrix con el permiso de escritura del CRM. Atrix no se conecta a vuestra bandeja de entrada. No hay límites de contactos ni de tratos en ningún plan.

Si dirigís un equipo de ventas de veinte personas con territorios y secuencias, el CRM de Atrix no sustituye a HubSpot. Si sois una agencia de diez personas en la que el fundador vende y el equipo entrega, elimina el traspaso. Leed más sobre el CRM, la parte de gestión de proyectos y cómo usan Atrix las agencias. Si hoy usáis HubSpot, la comparativa con HubSpot es clara sobre lo que dejaríais atrás.

Preguntas frecuentes

¿Puede una sola herramienta hacer bien el CRM y la gestión de proyectos?

Para un embudo sencillo y trabajo por proyectos, sí. Para un equipo de ventas con embudos complejos, previsiones y secuencias de correo, un CRM dedicado sigue haciendo más.

¿Cuál es el mejor CRM para agencias con gestión de proyectos?

Depende de cómo vendáis. Si quienes venden también dirigen la entrega, una herramienta combinada en la que un trato ganado se convierte en proyecto es la que más trabajo ahorra. Si tenéis un equipo de ventas aparte, un CRM dedicado con una integración bien mantenida es más seguro.

¿Puedo conectar HubSpot con Asana en su lugar?

Sí. La integración nativa muestra los datos del trato en Asana y crea tareas o comentarios cuando cambia un trato. Crear un proyecto completo a partir de una plantilla al cambiar de etapa suele requerir una herramienta como Zapier.

¿Quién puede ver los importes de los tratos en Atrix?

Solo las personas con el permiso de importes de tratos. El resto ve los tratos y las etapas con los importes y los totales ocultos. Un token de API solo ve los importes si tiene el permiso de importes y la persona que lo creó también lo tiene.

¿El CRM está incluido en todos los planes de Atrix?

Sí, sin límites de contactos ni de tratos; los planes se diferencian en los puestos. No hay plan gratuito. Cada espacio de trabajo empieza con una prueba de 7 días, y hace falta una tarjeta.

Fuentes

Comprobado en octubre de 2026: precios de HubSpot Sales Hub, integración de Asana y HubSpot, precios de monday CRM, ClickUp CRM, precios de ClickUp, precios de Zoho CRM, precios de Zoho Projects.