Cinco plantillas de notas de reunión para equipos pequeños: 1:1, sincronización semanal, retro, llamada con cliente y reunión de decisión, en Markdown copiable

Qué necesita cualquier plantilla de notas de reunión

Sea cual sea la reunión, las notas tienen que responder tres preguntas un mes después: qué decidimos, quién se encarga del seguimiento y por qué lo decidimos. Las dos primeras son listas. La tercera es una o dos frases de contexto que nadie escribe en el momento y todos quieren después.

Dos reglas que hacen que las plantillas funcionen:

• Las acciones tienen responsable y fecha, o no son acciones. "Mirar los precios" es un deseo. "Sam: borrador de opciones de precio para el viernes 7 de noviembre" es una acción.
• Las decisiones se escriben como decisión, no como discusión. "Lanzaremos sin la función de importación; pasa al siguiente ciclo" es una decisión. Tres párrafos sobre por qué importar es difícil no lo son.

Las cinco plantillas comparadas

Plantilla 1: el 1:1

El 1:1 es la reunión de la persona, no del responsable. La plantilla le da la primera palabra y mantiene un hilo continuo para que nada tenga que explicarse dos veces.

**1:1 — [Nombre] y [Responsable] — [Fecha]**

**Desde la última vez**
- [Acciones del 1:1 anterior, marcadas o arrastradas]

**Su agenda**
- 
- 

**Agenda del responsable**
- 

**Cómo va el trabajo** (qué da energía, qué la quita)
- 

**Crecimiento y apoyo** (habilidades, rol, lo que le bloquea)
- 

**Acciones**
- [ ] [Responsable]: [acción] para [fecha]
- [ ] [Responsable]: [acción] para [fecha]

**Notas privadas** (solo del responsable, no compartidas)
- 

Guarda las notas de 1:1 en una sola página continua por persona, lo más reciente arriba, para que la sección "desde la última vez" sea un vistazo y no una búsqueda. En Atrix adjuntamos la nota al evento recurrente del calendario, así se abre desde la invitación.

Plantilla 2: la sincronización semanal

La sincronización semanal es donde los equipos pequeños pierden más tiempo, normalmente al convertirla en lectura de estados. La plantilla pone el estado por escrito antes de la reunión y deja la reunión para bloqueos y decisiones.

**Sincronización semanal — [Equipo] — semana del [Fecha]**

**Escrito antes de la reunión (una línea cada uno)**
- [Nombre]: semana pasada / esta semana / bloqueado por
- [Nombre]: semana pasada / esta semana / bloqueado por

**Bloqueos a resolver ahora**
- 

**Decisiones**
- 

**Métricas** (dos o tres cifras, las mismas cada semana)
- 

**Acciones**
- [ ] [Responsable]: [acción] para [fecha]

Si tu gestor de trabajo tiene ciclos o sprints, la línea de métricas puede ser el burndown del ciclo y el número de elementos arrastrados; la sincronización pasa a ser diez minutos de mirar el tablero más los bloqueos.

Plantilla 3: la retrospectiva

Una retrospectiva al final de un ciclo de una a cuatro semanas es la mejora de proceso más barata que un equipo pequeño puede comprar, siempre que produzca dos o tres cambios y no una pared de notas adhesivas.

**Retrospectiva — [Nombre del ciclo] — [Fecha]**

**Los números**
- Planificados: [n] elementos. Terminados: [n]. Arrastrados: [n].
- Objetivo del ciclo: [objetivo]. Cumplido: sí / en parte / no.

**Qué fue bien**
- 
- 

**Qué no**
- 
- 

**Qué vamos a cambiar** (máximo tres)
1. [Cambio] — responsable: [nombre] — sabremos que funcionó cuando: [señal]
2. 
3. 

**Arrastrado de la retro anterior** (¿lo hicimos de verdad?)
- 

La sección "arrastrado de la retro anterior" es la que la mayoría de plantillas omite, y es la que mantiene honestas las retrospectivas. Si el mismo cambio aparece tres retros seguidas, no es un cambio, es un deseo.

Plantilla 4: la llamada con cliente

Las notas de una llamada con cliente tienen dos lectores: tu equipo y el cliente, que debería recibir una versión en un día. Escribir primero la versión compartida mantiene las notas en los hechos.

**Llamada con cliente — [Cliente] — [Fecha]**

**Asistentes:** [lado del cliente] / [nuestro lado]
**Propósito:** [una línea]

**Qué nos contaron**
- 
- 

**A qué nos comprometimos**
- [Compromiso] para [fecha]

**A qué se comprometieron ellos**
- [Compromiso] para [fecha]

**Decisiones**
- 

**Preguntas abiertas**
- 

**Próxima llamada:** [fecha] — **Responsable:** [nombre]

**Notas internas** (no se envían al cliente)
- Riesgos, contexto de precios, cualquier cosa que señalar

Archiva las notas de cliente en la empresa dentro del CRM, no en una carpeta personal. La siguiente persona que hable con ese cliente debería poder leer las tres últimas llamadas en dos minutos.

Plantilla 5: la reunión de decisión

Una reunión de decisión existe para tomar una decisión. La plantilla obliga a poner las opciones en la página antes de empezar, de modo que la reunión se dedique a elegir, no a descubrir.

**Decisión — [Decisión a tomar] — [Fecha]**

**Responsable de la decisión:** [nombre, la única persona que decide]
**Fecha límite:** [fecha], y qué pasa si no llegamos

**Contexto** (tres frases como máximo)


**Opciones**
| Opción | Coste | Riesgo | ¿Reversible? |
|---|---|---|---|
| A: | | | |
| B: | | | |
| C: no hacer nada | | | |

**Decisión**
Haremos [opción] porque [una frase].

**Rechazadas y por qué**
- B: 
- C: 

**Acciones**
- [ ] [Responsable]: [acción] para [fecha]

**Revisar el:** [fecha, o fecha "no antes de"]

Las opciones rechazadas con sus motivos son la línea más valiosa de todo el conjunto. Seis meses después alguien volverá a proponer la opción B, y la respuesta está en las notas.

Cómo ponerlas en marcha en cinco pasos

1. Elige las tres que celebras. La mayoría de equipos de cinco personas hacen 1:1, sincronización semanal y retro. Añade las de cliente y decisión cuando esas reuniones empiecen a ocurrir.
2. Pon cada plantilla donde está la reunión. Las notas que nadie encuentra son notas que nadie escribe. Adjunta la plantilla al evento recurrente del calendario, o mantén una página por serie de reuniones.
3. Haz de la lista de acciones la fuente de verdad. Copia cada acción en tu gestor de trabajo como incidencia con responsable y fecha, o la lista de acciones se convierte en un segundo backlog sin seguimiento.
4. Decide qué se conserva. Decisiones y acciones se conservan para siempre. La discusión puede borrarse tras un trimestre. Una base de datos de páginas de reunión con propiedades de fecha y tipo permite filtrar "decisiones de este trimestre" con un clic.
5. Revisa la plantilla, no solo la reunión. Una vez al trimestre, borra cualquier sección que nadie rellene.

Dónde viven las notas de reunión en Atrix

En Atrix, una nota se adjunta al propio evento del calendario, de modo que el 1:1 y la sincronización semanal se abren desde la invitación y el historial queda en la serie recurrente. Las notas de vida más larga, como retros y registros de decisiones, viven en páginas: una página puede convertirse en una base de datos cuyas subpáginas son las filas, cada una con las propiedades que definas, así que una base de datos "Decisiones" con propiedades de fecha y estado se monta en un minuto. Las páginas se coeditan en directo con cursores, guardan historial de versiones y se exportan como Markdown, lo que significa que estas plantillas se pegan y se extraen sin cambios.

Lo que Atrix no hace hoy: no hay grabador de reuniones ni transcripción con IA, y las bases de datos no tienen relaciones ni propiedades de fórmula. Para programar las propias reuniones, el calendario gestiona eventos recurrentes, sincronización con Google y Outlook y enlaces públicos de reserva para llamadas con clientes.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe incluir una plantilla de notas de reunión?

Fecha y asistentes, propósito, decisiones, acciones con responsable y fecha, y preguntas abiertas. Todo lo demás es opcional. Las listas de decisiones y acciones son las partes a las que la gente vuelve.

¿Cuál es el mejor formato para las notas de un 1:1?

Una página continua por persona, con la entrada más reciente arriba, la agenda de la persona primero, la del responsable después y una lista de acciones compartida. Mantén las notas privadas del responsable en una sección aparte que no se comparte.

¿Cuánto deben ocupar las notas de reunión?

Media página para un 1:1 o una sincronización semanal, una página para una retro o una reunión de decisión. Si las notas son más largas que la reunión, son una transcripción, no notas.

¿Deben compartirse las notas con todo el equipo?

Las notas de sincronización, retro y decisión deberían ser legibles por todo el equipo. Las de 1:1 se comparten entre las dos personas. Las de cliente se comparten con el cliente en una versión sin la sección interna.

¿Qué es un registro de decisiones y lo necesito?

Un registro de decisiones es una lista de decisiones con fecha, responsable, opciones rechazadas y motivo. Un equipo de más de tres personas lo necesita, porque el motivo de una decisión es lo primero que se olvida.

Siguiente paso

Crea una página por serie de reuniones en las páginas de Atrix y adjunta las notas a los eventos recurrentes del calendario; todas las plantillas de arriba se pegan como Markdown.