Cómo dejar Notion sin perder tus datos: exportaciones, bases de datos y una lista de migración

Qué permite exportar Notion

Notion ofrece tres formatos de exportación para una página o base de datos, y una cuarta vía para el workspace completo.

El centro de ayuda no indica ningún requisito de plan para las exportaciones en Markdown o HTML, ni para la exportación del workspace desde la app. La página de precios de Notion lista "Exportar todo el espacio de trabajo como HTML, Markdown y CSV" y "Exportar todo el espacio de trabajo como PDF" entre sus funciones de administración, pero no pudimos confirmar desde esa página qué planes incluyen cada una, así que revisa la configuración de tu propio workspace. Las exportaciones programadas mediante la API de administración son solo para Enterprise, en beta a octubre de 2026.

Dos puntos del centro de ayuda que importan en una migración:

• Las páginas a las que no tienes acceso quedan fuera, incluidas las páginas privadas de otras personas. Quien ejecute la exportación debería ser propietario del workspace, y aun así cada miembro debería exportar sus propias páginas privadas.
• Los propietarios del workspace o de un teamspace pueden desactivar la exportación, y los invitados necesitan acceso completo a una página para exportarla. Si el botón de exportar no aparece, esa es la razón.

HTML frente a Markdown: qué conserva y qué pierde cada uno

Los dos formatos no son intercambiables, así que ejecuta ambos.

Markdown y CSV es el formato desde el que migras. Casi cualquier herramienta de documentos importa Markdown, y un CSV se abre en cualquier hoja de cálculo. Encabezados, listas, enlaces, bloques de código e imágenes en línea llegan como texto plano que puedes buscar, editar en bloque y versionar. Todo lo que Markdown no puede representar se aplana: los avisos llegan como fragmentos HTML, los desplegables se convierten en listas normales, las columnas se funden en una sola y el texto de color pierde el color.

HTML es el formato que archivas. Conserva más del aspecto, mantiene los recursos junto a la página y es el único que incluye comentarios. El centro de ayuda de Notion es explícito: la exportación HTML puede incluir comentarios de página y de bloque, resueltos y sin resolver, con los archivos, páginas y usuarios mencionados en ellos. No menciona comentarios para Markdown, y en nuestras exportaciones no estaban. Nadie importa HTML limpiamente, pero una carpeta de archivos HTML se abre en cualquier navegador durante la próxima década.

PDF es para el registro, no para la mudanza. Correcto para una política firmada que quieres congelar, incorrecto para cualquier cosa que volverás a editar, y la exportación a PDF con subpáginas está limitada a Business y Enterprise.

Una combinación práctica: Markdown y CSV se convierte en el contenido del nuevo workspace; el ZIP de HTML va a almacenamiento frío con la fecha en el nombre de la carpeta.

Bases de datos: qué sobrevive en CSV y qué no

Las bases de datos son donde más pierden las exportaciones de Notion. El centro de ayuda fija un límite sin rodeos: solo puedes exportar la vista actual y la vista predeterminada, exportar todas las vistas a la vez no está soportado, y las vistas de formulario no se pueden exportar. Todo lo demás de abajo es lo que observamos en nuestras propias exportaciones; el centro de ayuda no lo trata.

El problema de las relaciones es el que muerde: dos páginas llamadas "Onboarding" en bases de datos distintas son indistinguibles cuando las relaciones son texto. El arreglo es barato antes de exportar: añade una propiedad de fórmula que devuelva el id de la fila, para que cada CSV lleve una clave única y las relaciones se puedan resolver después por título más clave.

Backlinks, menciones y enlaces entre páginas

El centro de ayuda de Notion no describe cómo se tratan los enlaces, los backlinks o las menciones en las exportaciones. Lo que encontramos: los enlaces internos en las exportaciones Markdown se convierten en enlaces relativos a los nombres de archivo exportados, que llevan un sufijo de id largo, de modo que un enlace a "Proceso de contratación" apunta a un archivo como Proceso de contratación 1a2b3c....md. Las menciones de personas pasan a ser nombres sin más. Los backlinks, la lista de "enlazado desde" en la parte superior de una página, no aparecen en ningún sitio; existen solo porque Notion indexa los enlaces directos.

Así que los backlinks son recuperables, pero solo si sobreviven los enlaces directos. Mantén intactos los nombres de archivo exportados hasta terminar la importación, y luego busca y reemplaza los sufijos de id cuando la nueva herramienta haya asignado sus propias URL. Si renombras los archivos antes, cada enlace interno se rompe y no hay mapa para repararlo.

Lo que una exportación de Notion nunca incluye

A partir del centro de ayuda y de nuestras propias exportaciones, da por hecho que esto se queda atrás:

• Permisos de página y ajustes de uso compartido. Anota el modelo de permisos de todo lo sensible antes de irte.
• Historial de páginas. Solo obtienes la versión actual de cada página.
• Comentarios, salvo que exportes HTML, y entonces solo en la copia de archivo, no en el Markdown que importas.
• Vistas, filtros, ordenaciones y formularios de bases de datos. Solo las filas de la vista actual y la predeterminada; sin diseños.
• Bloques sincronizados e incrustaciones. Un bloque sincronizado se exporta como su contenido allí donde apareciera; una incrustación se convierte, como mucho, en un enlace.
• Automatizaciones y botones. Son funciones de la app, no contenido.
• Páginas privadas de otras personas, y todo lo que excluya un ajuste de teamspace.

Lista de migración: nueve pasos

1. Congela las ediciones. Anuncia la hora de la exportación y deja de editar después. Una exportación que tarda hasta 30 horas es una instantánea de cuando Notion la procesó, no de cuando pulsaste el botón.
2. Añade una propiedad de ID a cada base de datos. Una propiedad de fórmula con el id de la fila da a cada CSV una clave única para reconstruir relaciones.
3. Restablece la vista actual de cada base de datos a una tabla sin filtros ni ordenación para que el CSV contenga todas las filas.
4. Registra lo que los archivos no llevarán. Una página con las vistas y filtros de cada base de datos, las fórmulas, el modelo de permisos de las páginas sensibles y la lista de integraciones que escriben en Notion.
5. Exporta dos veces. Exportación del workspace en Markdown y CSV con subpáginas incluidas, y luego lo mismo en HTML con comentarios. Pide a cada miembro que exporte sus páginas privadas del mismo modo.
6. Verifica los ZIP antes de cancelar nada. Cuenta las páginas contra la barra lateral, abre las bases de datos más grandes, comprueba que las imágenes están en las carpetas de recursos. En Windows, las rutas de más de 260 caracteres pueden impedir descomprimir un ZIP; la solución que da Notion es desmarcar "Crear carpetas para subpáginas" o descomprimir con 7-Zip.
7. Importa Markdown y CSV en la nueva herramienta, conservando el árbol de carpetas para que las páginas padre e hijas caigan en el sitio correcto.
8. Repara enlaces y relaciones. Busca y reemplaza los sufijos de id en los enlaces, y luego reconstruye las relaciones desde la columna de ID.
9. Archiva la exportación HTML con la fecha, traslada las integraciones y solo entonces reduce el plan o elimina el workspace de Notion. El centro de ayuda de Notion es claro: no puedes recrear un workspace volviendo a subir una exportación, así que no hay vuelta atrás.

Dónde encaja Atrix, y dónde no

La respuesta honesta es más estrecha que "migración con un clic". En Atrix no hay importador de Notion. Lo que existe es la importación de archivos en páginas: arrastras un archivo Markdown, un documento de Word o un libro de Excel a una página y se convierte en bloques editables, procesados en el navegador en lugar de guardarse como adjunto. Las importaciones de hojas de cálculo están limitadas a 200 filas y 30 columnas por tabla. Para una mudanza desde Notion, eso significa que las páginas Markdown se importan de una en una, los CSV entran como tablas o se pasan a mano a las bases de datos de páginas, y las relaciones se reconstruyen en lugar de restaurarse. Treinta páginas y tres bases de datos son una tarde; trescientas páginas son unos días, en el orden de lo que el equipo más abre.

Lo que Atrix hace mejor a la salida es la exportación. Cualquier workspace se puede exportar como un único ZIP por cualquiera con el permiso de configuración: Markdown de cada página en un árbol de carpetas que refleja la jerarquía, y CSV o JSON de miembros, productos, incidencias, comentarios, empresas del CRM, contactos, oportunidades, eventos de calendario, ideas, objetivos y publicaciones del feed, con un manifiesto y un README que dice exactamente qué hay y qué no hay dentro. Salarios, datos bancarios, documentos de identidad, acuerdos firmados y secretos nunca se incluyen. El archivo se borra de nuestros servidores 24 horas después de crearse. La próxima mudanza, cuando llegue, debería costar menos que esta. La página de la función de documentos y pizarras explica en detalle páginas, bases de datos y exportación.

Si Atrix es un destino candidato, la comparativa con Notion es la vista función por función y la página de alternativas a Notion la sitúa junto a las demás opciones. Atrix no tiene plan gratuito; la prueba de 7 días es el momento de ensayar una importación con tus archivos reales.

Preguntas frecuentes

¿Notion permite exportar un workspace completo?

Sí. En Configuración, dentro de General, "Exportar todo el contenido del espacio de trabajo" genera HTML, Markdown o CSV para bases de datos, más los archivos subidos. Solo en escritorio y web; llega como enlace por correo que caduca a los 7 días y puede tardar hasta 30 horas. Las páginas privadas de otros miembros quedan excluidas.

¿Es mejor exportar Notion en HTML o en Markdown?

Markdown y CSV para migrar, HTML para archivar. Markdown se importa en casi cualquier herramienta pero aplana avisos, desplegables y columnas, y no lleva comentarios. HTML conserva más del diseño y es el único formato que puede incluir comentarios de página y de bloque, pero ninguna herramienta de workspace lo importa limpiamente.

¿Qué se pierde al exportar una base de datos de Notion?

Solo se exportan la vista actual y la predeterminada, así que faltan las filas filtradas de otras vistas, y las vistas de formulario no se pueden exportar. En nuestras exportaciones, las relaciones pasaron a ser el título de la página relacionada como texto, los rollups y las fórmulas se convirtieron en sus valores calculados, y los diseños de tablero, cronograma y galería no se trasladaron.

¿Las exportaciones de Notion incluyen comentarios?

Solo las exportaciones HTML. El centro de ayuda de Notion indica que la exportación HTML puede incluir comentarios de página y de bloque, incluidos los resueltos y los archivos, páginas y personas mencionados en ellos. El artículo no menciona comentarios para las exportaciones Markdown ni PDF.

¿Se puede volver a importar una exportación de Notion para restaurar un workspace?

No. El centro de ayuda de Notion dice que no puedes recrear al instante un workspace volviendo a subir el contenido exportado. Trata la exportación como una copia de ida y verifícala antes de borrar nada.

¿Puede Atrix importar una exportación de Notion?

No en bloque. Atrix no tiene importador de Notion. Importa archivos Markdown, Word y Excel en páginas individuales, así que la exportación Markdown de Notion entra página a página y los CSV se convierten en tablas. Las relaciones y las vistas se reconstruyen a mano.

Siguiente paso

Ejecuta ambas exportaciones esta semana, antes de necesitarlas, y comprueba que los ZIP se abren. Si Atrix está en tu lista corta, empieza por la comparativa con Notion y prueba a importar tus archivos Markdown reales durante la prueba, como se describe en la página de documentos y pizarras.