Un CRM sencillo para fundadores: qué usar con los primeros 100 clientes y cuándo basta una hoja de cálculo

Cuándo basta una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo funciona mientras se cumpla todo esto:

• Una sola persona lleva todas las conversaciones.
• Hay menos de 30 oportunidades abiertas a la vez.
• Los seguimientos caben en un recordatorio del calendario.
• Nadie necesita un informe.

Si ese es tu caso, crea una hoja con siete columnas: empresa, contacto, etapa, valor, último contacto, siguiente paso, fecha del siguiente paso. Ordénala cada mañana por fecha del siguiente paso. Ese es todo el sistema, y con él cerramos nuestros primeros clientes.

Cuándo deja de funcionar

La hoja se rompe en un momento predecible: el día en que dos personas hablan con la misma empresa y ninguna lo sabe. Otras señales:

• Encuentras un lead de hace tres meses al que nadie hizo seguimiento.
• Un prospecto responde a un hilo y no encuentras el contexto original.
• Un inversor pide el valor del pipeline y pasas una tarde construyéndolo.
• Abres una segunda hoja para "clientes" y las dos se desincronizan.

En ese punto, cambia. No a Salesforce; a algo que sigas usando el trimestre que viene.

La migración en sí debería llevarte una tarde. Exporta la hoja a CSV, importa empresas y contactos, crea a mano las oportunidades abiertas (son menos de 30, y volver a teclearlas es una revisión útil) y archiva la hoja. Si la importación necesita un consultor o una semana, la herramienta te queda grande.

Una prueba más antes de elegir: el número de campos de una oportunidad nueva. Un fundador con doce clientes necesita empresa, contacto, etapa, valor, siguiente paso y fecha. Un CRM que pide origen del lead, sector, región, probabilidad y categoría de previsión en cada oportunidad está hecho para un equipo de ventas con un responsable. Dejarás de rellenarlo en la segunda semana, y un CRM a medio rellenar es peor que la hoja porque parece completo.

Cuatro CRM sencillos para fundadores, a octubre de 2026

Less Annoying CRM

Hace lo que dice su nombre. Un solo plan, $15 por usuario al mes, un pipeline, contactos, un calendario y un equipo de soporte que contesta el teléfono. Sin automatizaciones, sin secuencias, sin IA. Para un fundador en solitario que quiere dejar de perder seguimientos y nada más, es el camino más corto. La prueba de 30 días no pide tarjeta.

Attio

Attio es la opción moderna. Los registros son objetos que puedes moldear (empresas, personas, oportunidades y hasta 3 objetos personalizados en el plan gratuito), el plan gratuito cubre 3 asientos y 50.000 registros, y la sincronización de correo es buena. Plus cuesta $35 por usuario al mes con facturación anual, Pro $79. El riesgo es el contrario al de Less Annoying: es fácil pasar una semana construyendo un modelo de datos para una empresa con doce clientes. Empieza con los valores por defecto.

Twenty

Twenty es un CRM de código abierto que puedes ejecutar gratis en tu propio servidor, o usar en la nube por $9 por usuario al mes con facturación anual. La interfaz se parece a la de Attio, los datos son tuyos y un fundador técnico puede tenerlo funcionando en una tarde. La contrapartida es que tú eres el administrador: actualizaciones, copias de seguridad y la inevitable tarde con Docker.

Atrix

Atrix es la opción cuando preferirías no añadir ninguna herramienta. El módulo de clientes tiene empresas, contactos y un pipeline de cinco etapas; los valores de las oportunidades están protegidos por permisos, así que un contratista ve la oportunidad pero no la cifra; cada miembro del equipo tiene un enlace público de reservas que se sincroniza con Google y Outlook. El pipeline está junto al tablero del producto, los documentos y el chat del equipo, así que la oportunidad ganada y el proyecto de onboarding están a un clic.

Los límites son reales: sin secuencias de correo, sin automatización de marketing, sin plan gratuito. Builder cuesta $39 al mes para 5 asientos, con una prueba de 7 días que requiere tarjeta. Si solo quieres un CRM, Less Annoying es más barato. Si estás a punto de pagar un CRM, una herramienta de proyectos y otra de documentos, un solo espacio de trabajo es más barato que tres. La página para fundadores muestra la configuración completa.

El hábito que importa más que la herramienta

1. Registra cada conversación el mismo día. Un CRM con huecos es una hoja de cálculo con pasos extra.
2. Define un siguiente paso en cada oportunidad abierta. Sin siguiente paso, la oportunidad está perdida; márcala así.
3. Revisa el pipeline una mañana fija a la semana. Quince minutos, ordenado por fecha del siguiente paso.
4. Mantén las etapas en cinco. Nueva, contactada, cualificada, propuesta, ganada. Añade una sexta solo cuando cinco no basten.
5. Anota por qué perdiste. Tres palabras por oportunidad perdida, y léelas cada trimestre.

Hicimos las cinco cosas en una hoja antes de tener un CRM, y las cinco siguen vigentes ahora que lo tenemos.

Dos cosas cambiaron cuando movimos el pipeline a la misma herramienta que el trabajo. La primera es que la oportunidad dejó de ser un artefacto de ventas: la oportunidad ganada se convirtió en la primera página del producto, las notas de alcance ya estaban adjuntas y el ingeniero que la retomó leyó el mismo registro que había escrito el fundador. La segunda es que la revisión semanal del pipeline pasó a la reunión del lunes que ya teníamos, porque el pipeline estaba en la misma pantalla que las tareas de la semana. Ninguna de las dos depende de Atrix en concreto; cualquier espacio de trabajo con el pipeline junto al trabajo te da ambas. De lo que sí dependen es de no tener que abrir una segunda aplicación para ver si un cliente está esperando tu respuesta.

Lo único que no cambió es la revisión de quince minutos. Intentamos dejar que los recordatorios de la herramienta la sustituyeran y perdimos dos oportunidades en un trimestre por seguimientos que estaban técnicamente programados y en la práctica ignorados. La revisión es el sistema; la herramienta es donde ocurre la revisión.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el CRM más sencillo para una startup?

Less Annoying CRM, a $15 por usuario al mes, si quieres un solo plan y nada que configurar. El plan gratuito de Attio (3 asientos) si quieres algo que crezca. Atrix si el pipeline debe vivir junto a tus proyectos y documentos.

¿Existe un CRM gratuito para startups?

Sí. Attio es gratis hasta 3 asientos a octubre de 2026, el CRM de HubSpot es gratis para 2 usuarios y Twenty es gratis si lo autoalojas. Atrix y Less Annoying CRM tienen prueba pero no plan gratuito.

¿Puedo usar una hoja de cálculo como CRM?

Sí, hasta unas 30 conversaciones abiertas o un segundo vendedor. Siete columnas y una ordenación diaria por fecha del siguiente paso cubren los primeros clientes de un fundador en solitario.

¿Cuándo debe una startup pasar de la hoja de cálculo a un CRM?

Cuando dos personas hablan con la misma empresa sin saberlo, cuando se pierde un seguimiento porque nadie era responsable, o cuando un inversor pide las cifras del pipeline y la respuesta lleva una tarde.

¿Atrix tiene un CRM gratuito?

No. Atrix no tiene plan gratuito; cada espacio de trabajo empieza con una prueba de 7 días que requiere tarjeta, y el CRM está incluido en Builder por $39 al mes para 5 asientos.

Siguiente paso

Mira el CRM de Atrix si quieres el pipeline junto al trabajo, o lee la página para fundadores para ver la configuración que usamos con nuestros propios primeros cien clientes.

Fuentes

Comprobado en octubre de 2026: precios de Less Annoying CRM, precios de Attio, precios de Twenty, precios de Atrix.